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En su libro “A Beginner’s Guide to Japan”, Pico Iyer describe algo inusual que ocurrió en la televisión japonesa durante la cobertura de un importante partido de béisbol:

“En el último partido de las Series Japonesas, con toda la temporada de siete meses en juego, de repente, en medio de la novena entrada, cuando los ciento cuarenta y seis partidos llegan a su clímax de cinco minutos, la pantalla se llena de anuncios de detergente. Otro programa está programado para comenzar a las 21:00, y el horario preestablecido tiene prioridad incluso sobre el momento más emocionante del año”.

 

Hace falta una cierta voluntad cultural de hierro para gestionar tu calendario de esta manera y hacer lo que habías planeado hacer sin tener en cuenta cualquier otra cosa que esté ocurriendo. Según mi experiencia, es una capacidad que la mayoría de los seres humanos no tienen, ni siquiera los que tienen GTD® a sus espaldas, y ésta es la razón por la que el “timeboxing” rígido es una forma optimista de gestionar tu tiempo en el mejor de los casos, e inútil en el peor.

 

El timeboxing

Es la práctica de planificar tu actividad futura esperada y programarla en tu calendario, normalmente acompañada de tus mejores intenciones de que las cosas se desarrollen de esa manera. Si en tu mente lo haces con lápiz, es una forma bastante inocua de establecer intenciones, pero si crees que estás escribiendo con tinta y que las cosas van a suceder definitivamente así, es una receta para la decepción.

 

El futuro tiende a tener sus propias ideas y, a menudo, cuando llega la hora, ese “time boxing” ya no parece lo más adecuado. Como dice el proverbio yiddish:

“Si quieres hacer reír a Dios, cuéntale tus planes”.

Por eso, en GTD® recomendamos que tu agenda se reserve para el “paisaje duro”: las cosas que definitivamente tienen que suceder. Y en tinta más que en lápiz. ¡El resto quieres que sea flexible!

 

Reserva tu agenda para el “paisaje duro”

Aplicar esta regla puede dar lugar a más espacios en blanco en la agenda de los que la gente está acostumbrada, pero el vacío no sugiere aleatoriedad. En realidad, ahora hay una opción lógica de cómo llenar el espacio en blanco…

  • Clarificar las cosas nuevas (correo electrónico, mensajes, bandeja de entrada)
  • Ejecutar las tareas de tus listas de acción
  • No hacer nada

 

La primera es la opción más común del mundo, por desgracia, sólo porque suele ser la más fácil de empezar a hacer. La tercera es la más difícil -y suele ser la que más falta hace en la vida de las personas- porque depende de que estés al tanto de la primera y la segunda. Sin embargo, cualquiera de ellas que elijas hacer, la harás mejor si puedes prestarle toda tu atención.

 

La clarificación…

La clarificación de las cosas nuevas funciona mejor cuando vas despacio y te concentras en ellas para poder pensar realmente en las próximas acciones. Pensar y decidir debe hacerse bien si no quieres encontrarte con que tienes que hacerlo de nuevo cada vez que miras tus listas.

Lo mismo ocurre con el compromiso sobre las tareas de tus listas. Si el espacio en blanco de tu calendario es lo suficientemente largo, puede que te encuentres abordando una tarea de gran envergadura que sólo puedes hacer si te concentras, te pones en marcha y entras en ese esquivo estado de “flujo” de trabajo profundo. Se necesita atención.

 

Ahora, no hacer nada a un alto nivel también requiere atención.

Dar un paseo por el parque a la hora de comer antes de la próxima reunión no debería ser simplemente salir a la calle para seguir pensando en el trabajo. Si trabajas desde casa, tomar un café con tu pareja no debería implicar mirar el reloj con mayor frecuencia a medida que se acerca la hora, como si estuvieras desesperado por salir de la conversación, cuando en realidad sólo quieres no llegar tarde a la siguiente llamada de Zoom.

Prestar la debida atención es un esfuerzo serio y, por ello, una de mis prácticas diarias más apreciadas, que he desarrollado a lo largo de los años, es una sencilla rutina matutina que mejora sistemáticamente lo que ocurre en esos espacios en blanco, ya sea algo o nada.

 

¡Activa tus alarmas!

La práctica consiste simplemente en establecer alarmas basadas en el teléfono al comienzo de cada día en torno al paisaje duro de mi calendario; por ejemplo, si la reunión del equipo es a las 14:00, la alarma es para la 1:45. Si el tren es a las 11.30, la alarma es para las 11.00, para incorporar el paseo hasta la estación. Lo que las alarmas me aportan no es sólo puntualidad, sino, sobre todo, libertad total y concentración sin límites en los espacios en blanco, porque ya no es necesario estar pendiente del reloj para estar atento a lo que viene después.

 

Por supuesto, los recordatorios por defecto de los programas de calendario como Outlook intentan hacer lo mismo, pero esto supone que estás pegado a la pantalla, y no funciona tan bien si te has alejado para trabajar en otro sitio, hablar con la gente o tomar el aire.

 

He llegado a valorar esta práctica por tres razones:

  1. porque es una aplicación pura de la mentalidad GTD®; es decir, que te recuerden sólo cuando lo necesites, y no antes.
  2. porque el retorno de la inversión se sale de lo normal: dos minutos de trabajo a primera hora de la mañana ajustando las alarmas compran un día entero sin distraerse con la comprobación constante del calendario/reloj.
  3. porque es simple, como deben ser las rutinas diarias críticas para que se mantengan. ¡Un paseo por el parque, se podría decir!

 

Por: Miles Seecharan