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Estimado David,

No puedo evitar darme cuenta de que nunca consigo realizar ninguna de mis cosas a largo plazo. Gran parte de mi tiempo lo invierto acciones básicas, tratando de apagar incendios y realizar mis tareas diarias. Rara vez tengo el tiempo para pensar, y mucho menos encuentro tiempo para lograr las metas, la visión y los propósitos que quiero para mi vida.

Si sigo así, ¿cómo voy a lograr realmente lo que más me importa cuando todo lo que parece llamar mi atención es el correo electrónico y las reuniones?

 

Atentamente,

 Anónimo

 

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Querido Anónimo,

Quizás no te has dado cuenta, pero eres parte de un club muy grande.

 

Casi todas las personas que conozco, especialmente las que están involucradas en un mundo profesional y ajetreado, son víctimas de lo “más reciente y ruidoso”; es decir, esas cosas que están halando de nuestra cadena y secuestrando nuestra atención. El correo electrónico y las reuniones son dos culpables muy frecuentes en este sentido.

 

Sin embargo, también es cierto que tanto el correo electrónico como las reuniones son herramientas extremadamente importantes para la mayoría de nosotros; y pueden ser muy eficaces para hacer las cosas de manera productiva y eficiente.

 

Pero ¿cuál es el verdadero problema? Podemos decir que hay al menos dos:

  1. El verdadero propósito de los correos electrónicos y las reuniones a menudo no está claro.
  2. No has establecido tus compromisos de horizonte superior de manera operativa, lo que promueve que seas absorbido por el #1.

 

El problema n°1 es, con toda seguridad, omnipresente. Los correos electrónicos a menudo se envían (especialmente si estás en el grupo cc:) para “mantener a todos informados” cuando, la verdadera razón se debe a la falta de claridad sobre el responsable, quién está involucrado y cuándo debe llevarse a cabo la acción.

 

Lo mismo se aplica a las reuniones. Con demasiada frecuencia, las personas se reúnen para abordar algo que podría haberse manejado de otra forma si las responsabilidades y objetivos estuvieran claros. Las malas reuniones conducen a malos correos electrónicos, que conducen a malas reuniones, y el ciclo continúa.

 

El problema n°2 es el verdadero culpable y existen múltiples aspectos de este problema.

 

  • En primer lugar, ¿tienes un inventario claramente definido de tus objetivos, visión y propósitos? Si tu respuesta es no, este es tu primer trabajo. Si aún no lo has hecho, toma lápiz y papel o tu computadora y escribe tu mejor suposición sobre el propósito de tu vida.

 

  • Luego, elabora un escenario ideal (en varios párrafos) sobre cómo se vería, sonaría y se sentiría el “éxito” en el futuro. Finalmente identifica las cosas clave que necesitarías lograr en el próximo año (o dos) para que esto suceda.

 

  • Luego, la pregunta clave que debes hacerte y responder es: “¿Cuál es la próxima acción para que todo o parte de esto suceda?”. Si no tuvieras otra cosa que hacer en tu vida en este momento sino realizar una acción física, específica y visible hacia esos resultados esperados, ¿cuál sería esa acción? ¿enviar un correo electrónico? ¿realizar una búsqueda en la web? ¿tener una conversación con un alguien?

 

Para la mayoría de las personas, a largo plazo significa: “Algún día, podría realmente querer…” Mientras que un resultado esperado es una cosa de ahora; es una meta para la que haces algo ahora y que podría llevar más tiempo que otras cosas en completarse.

 

Sin esas próximas acciones definidas, caerás preso de todas las distracciones de tu trabajo y vida cotidiana. Esto se debe a que es más fácil dejar que esos elementos de la agenda diaria te brinden una sensación ficticia de estructura, estabilidad y productividad a corto plazo (a pesar de que sean subóptimas), en lugar de tener que pensar y decidir lo que realmente necesitas hacer para alcanzar tu visión y propósito.

 

Cuando tenemos claro a dónde queremos ir y las siguientes acciones que debemos realizar para llegar allí, es mucho más fácil evaluar el valor de las pequeñas acciones y asuntos en nuestro mundo que pueden distraernos fácilmente. Eso no significa que puedes evitar reuniones y correos electrónicos, con la certeza de estar haciendo lo correcto. Es decir, que podrás manejar mejor el tiempo y la energía que les dedicarás.

 

No puedo evitar también sugerirte que uno de los mayores obstáculos, para todo lo que te he sugerido, es la falta de captura, clarificación y organización de todas las cosas que llaman tu atención ahora, pequeñas o grandes, personales o profesionales. No hacer esto crea una especia de “atasco mental”, que nos hace sentir abrumados. Y además reduce la inspiración y capacidad para reflexionar sobre la relación entre las realidades del día a día y los horizontes superiores de visión y propósito.

 

Una vez que implementas la metodología GTD®, es mucho más fácil integrar y navegar por todos estos compromisos.

 

¡Mucha suerte para alcanzar tus objetivos!

David Allen