Cómo tener una primera reunión perfecta

Toda relación a largo plazo con un socio confiable comienza con una primera reunión. El comienzo es casi siempre una conversación breve que, sinceramente, puede salir bien o mal. ¿Por qué una primera reunión lleva a millones de dólares en ganancias durante muchos años, mientras que otra termina con un “Hablemos” y un adiós en la puerta? Parte de esto está fuera de su control: algunos clientes sencillamente no tienen una necesidad apremiante que tengan que satisfacer.  Sin embargo, gran parte está en sus manos. Su voluntad para prepararse para la reunión, su habilidad para desarrollar afinidad y confianza, y su destreza para encontrar un posible problema que pueda resolver tendrán una fuerte influencia en el resultado. En este artículo, describo las mejores prácticas tener una primera reunión perfecta.

El marco básico funciona con un posible nuevo cliente o con un nuevo contacto de ejecutivo en un cliente actual. No hay dos reuniones iguales, por lo que piense en esto como una plantilla que tendrá que adaptar a cada situación específica.

Primero, tenga presente los cuatro principios claves para tener primeras reuniones exitosas:

1.Siempre mostrar más que decir.

Cuando usted MUESTRA, usted da ejemplos, ilustra con historias y comparte las buenas prácticas. Cuando usted DICE, usted describe cuántas oficinas tiene, usted asevera lo bien que escucha a sus clientes y usted narra.

2. Incite la curiosidad del cliente potencial.

Este es el secreto para una segunda reunión. ¿Qué puede hacer para despertar la curiosidad de su cliente potencial? ¿Cómo lograr que abran los ojos y digan, “Quiero escuchar más al respecto…” o “Quisiera conocer a su colega…”?

3. Prepárese bien, pero no trate de impresionarlos directamente con su preparación ni presuma que comprende sus necesidades reales.

Averigüe cuáles son sus problemas, pero no entre y diga, “Hablemos de estos tres objetivos que sé que quieren lograr…” Se debe hacer esto de forma indirecta, formulando preguntas sobre las implicancias de la estrategia declarada del cliente.

4. Sea un par y pida un compromiso para tomar el siguiente paso.

Recuerde: sus clientes lo necesitan tanto como usted a ellos. Usted debe entrar como un igual, un par. Usted no debe acordar unilateralmente tomar la responsabilidad por todos los próximos pasos. Usted debe obtener un compromiso también del cliente. De lo contrario, no serán participantes comprometidos por completo con el proceso de ventas.

A continuación, se presenta una plantilla para tener primeras reuniones perfectas, la cual se divide en las estrategias previas a la reunión, en la reunión y posteriores a la reunión:

Estrategias previas a la reunión:

• Hable de las prioridades antes con el ejecutivo con el que se está reuniendo y determine si hay algún tópico o interés especial que les gustaría abordar.
• Averigüe quién estará ahí. Usted no quiere que lo cojan por sorpresa cuando entra a un cuarto donde hay ocho personas sentadas y usted solo esperaba a una.
• Clarifique los roles precisos de sus colegas, si lleva a otras personas. No lleve más de una persona en relación con el equipo del cliente.
• Seleccione 2 a 3 ejemplos de cliente que usted crea que resonarán con el cliente potencial. Resuma estos ejemplos a 50 palabras y memorícelos. Si no los memoriza, hablará demasiado para describirlos.
• Seleccione un “punto de vista” breve (no más de 50 a 100 palabras) que pueda usar para comenzar una conversación. Tal vez una observación sobre cómo sus otros clientes están reaccionando al nuevo marco regulatorio, o sobre algunas nuevas estrategias competitivas que esté siguiendo.
• Investigue sobre los ejecutivos con los que se va a reunir, así como sobre sus empresas.
• Traiga 4 a 5 preguntas inteligentes y hasta provocadoras.

Estrategias en la reunión:

 Objetivo 1: desarrolle afinidad

• Haga uso de charlas breves pero relevantes y significativas como una forma de romper el hielo. Sea genuino, no algo superficial que usted preparó para que sonase bien. Tal vez tiene un conocido en común o ambos trabajaron para la misma empresa.
• Vuelva a fijar las prioridades, que deben ser variaciones de lo siguiente: Conocerse el uno al otro, comprender sus prioridades claves, compartir algunos ejemplos de trabajo relevante y reciente que haya realizado para clientes similares (como forma de ilustrar lo que usted hace y cómo trabaja con sus clientes), y luego decidir si hay algún problema que valga la pena explorar juntos y en torno al cual deberían planificar su próximo paso.

Objetivo 2: construya credibilidad

• Use uno o dos ejemplos breves de cliente (50 palabras), y diga algo como: “Yo creo que la mejor forma de contarle sobre mi empresa es describir un par de proyectos recientes que hemos completado…”
• Comparta un punto de vista con la industria, los competidores o los mercados del cliente
• Haga preguntas inteligentes que demuestren implícitamente su conocimiento de los temas del cliente (“Tengo curiosidad, ¿cómo su nueva estrategia internacional está impactando su enfoque a la gestión de riesgo…?” “Tengo curiosidad, en la última conferencia de inversionistas su gerente general estableció una agenda de crecimiento orgánico bastante valiente… ¿cuál es el impacto de esto en sus necesidades de captación y gestión de talentos…?)
• Tenga un diálogo, no haga una presentación y solo pase diapositivas PowerPoint.

Objetivo 3: descubra las necesidades y problemas de su cliente potencial

• Usted tiene que descubrir si su cliente tiene un problema u oportunidad que sea lo suficientemente importante y urgente para ellos y que los lleve a buscar la ayuda de un proveedor de servicios externos.
• Pregunte sobre el impacto de las tendencias y eventos actuales.
• Destaque problemas que otros clientes estén enfrentando.
• Haga preguntas “inteligentes” sobre la estrategia pública y declarada de su cliente potencial (esté preparado, pero no presuma conocer los problemas del ejecutivo individual)
• Pregúnteles sobre sus prioridades más importantes, pero por favor, no les pregunte “¿Qué no le deja dormir?” Es un cliché que los vendedores han estado utilizando por 25 años.
• Declare el beneficio de abordar el problema y la urgencia.
• Averigüe quién es el “responsable” del problema y quién es el director de compras (puede que usted no esté en contacto con el director de compras, y tarde o temprano tendrá que conocer a esta persona si quiere triunfar).
• Pregunte sobre los elementos organizacionales claves que estarían implicados en la posible solución, o que tienen que ser alineados antes de que el cliente pueda continuar.

Objetivo 4: consiga un nuevo paso

• Incite la curiosidad del cliente para saber más. Si usted no incita su curiosidad, ellos no estarán motivados para reunirse nuevamente.
• Resuma la conversación y sugiera un próximo paso; o pregunte a su cliente, si tiene la confianza, “Basado en nuestra discusión, ¿cuál cree usted que sería un siguiente paso útil para explorar esto?”
• Obtenga un compromiso de acción de su cliente también. No se ofrezca a hacer todo usted. Para que el siguiente paso sea significativo, la otra parte debe comprometerse.

Estrategias posteriores a la reunión:

• Informe a su equipo de la reunión. ¿Qué aprendió? ¿Cuáles son los próximos pasos? ¿Qué pudo haber hecho de forma distinta, ya sea en términos de cómo se preparó para la reunión y cómo llevó la conversación?

 Recuerde estas dificultades en las primeras reuniones:

• Extralimitarse y sobrevenderse.
• Traer mucho papel.
• Hablar demasiado sobre usted y su empresa.
• Decir en vez de “mostrar” usando ejemplos e historias.
• Profundizar en “metodologías” demasiado pronto.

Por Andrew Sobel.