Es un hecho que una de las interacciones comunicacionales más inefectivas en el mundo laboral son las Reuniones. De allí el dicho: “Las mejores reuniones son las que NO se hacen”.
Cuando los niveles de estrés son altos, las reuniones pueden volverse tensas e improductivas.
Tabla de contenidos
Analicemos lo que ocurre durante una reunión:
La audiencia:
El personal que asiste no sólo es el directamente involucrado con el asunto a tratar, sino un personal cuya contribución es tangencial al propósito de esta. Lo que llamamos audiencia “fantasma”.
El mensaje:
Mientras más heterogéneo es el público, más difícil es precisar el mensaje. Y lo más probable es que parte de la audiencia no logre conectar con el mismo. A mayor audiencia, menor efectividad del mensaje por ser más impreciso y genérico.
Al tratar de definir la Idea principal (que es la que va a conducir a la acción que permite lograr el objetivo fijado), el presentador establece las pautas y comienza la discusión. Recordemos que todo intercambio comunicacional es intencional, por lo que debe haber una toma de decisiones involucrada.
Pero lo que sucede en realidad es que los participantes a la vez que están oyendo para comprender, están tratando conformar una respuesta para responder inmediatamente. El nivel de comprensión se ralentiza y por ende la capacidad de absorción de la información se complica.
¡Bienvenidos al mundo de las reuniones!
¿Cuáles acciones debemos tomar para que esto no suceda?
Antes de la reunión:
El punto de partida es tomar conciencia de las amenazas potenciales en las reuniones. Conocer los factores que pueden estar fuera de control y cómo trabajarlos.
Hay elementos a considerar antes de la reunión como son la selección y convocatoria de la audiencia y el diseño de la estructura del mensaje a transmitir.
Durante la reunión:
Comience su reunión con un minuto de meditación para ayudar a su equipo a entrar en un espacio mental más relajado y cooperativo; considere empezar con unos minutos de atención plena. Se ha demostrado que incluso pequeñas cantidades de meditación reducen la ansiedad, aumentan nuestra capacidad de pensar de forma creativa y nos ayudan a ver desde otras perspectivas.
Esto puede ser una experiencia nueva para algunos miembros del equipo, que pueden encontrarla un poco incómoda. Reconozca este hecho desde el principio y anime a todos a hacer lo posible por estar plenamente presentes.
A continuación, guíalos a través de un ejercicio básico de atención plena
Pídeles que se concentren en su respiración durante un minuto. Diles que no pasa nada si se distraen; todo lo que tienen que hacer es relajarse y volver a centrar su atención en la respiración.
Muchos principiantes se sorprenderán de lo difícil que puede ser esto, así que asegúreles que no pasa nada si les cuesta mantener la concentración.
La mayoría de las personas se sienten más tranquilas y presentes después de este breve ejercicio, lo que significa que la reunión será probablemente más reflexiva y productiva para todos.
Concéntrese en el punto o aspecto que dio origen a la reunión y modere la discusión. Siempre visualizando el objetivo final a lograr. Evite las interrupciones acerca de otros temas no relevantes. Apóyese en el registro de ideas claves que le van a facilitar la comprensión general del asunto a tratar.
Una vez llegado al punto de entendimiento, a la resolución del problema o a la toma de decisiones, de por terminada la reunión.
Después de la reunión:
Los siguientes 20 minutos después de haber finalizada la reunión son muy importantes para plasmar las ideas principales y las conclusiones a las que se llegaron en conjunto. Recordemos que luego de estos veinte minutos, el 40% de la información es olvidada. ¡No dejemos que nos pase!
Todos somos responsables en la definición del tipo de comunicación que generamos y/o participamos. Con estas sencillas recomendaciones vamos a lograr potenciar la efectividad de las reuniones, y por ende nuestra capacidad de trabajo, tiempo útil y velocidad de respuesta.
¿Y no es esto ser más productivos?
