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Estamos aprendiendo a usar la videoconferencia como nueva plataforma de reuniones. Aparecen varias preguntas:

  • ¿Cómo podemos facilitar las reuniones para promover la participación y la retroalimentación, ya que muchas personas parecen incómodas porque no pueden leer las señales no verbales de los demás?
  • ¿Existen métodos eficaces para orientar a las personas con interacción? Nadie utiliza la función de “levantar la mano”, por lo que a menudo terminamos hablando al mismo tiempo y es incómodo.

No nos estamos comunicando tan bien como en las reuniones presenciales. Las  personas tiende a apurarse, tal vez porque se sienten incómodos hablando y viéndose a sí mismos al mismo tiempo.

  • ¿Cómo podemos asegurarnos de que las conversaciones fluyan más fácilmente en un formato de teleconferencia?
  • ¿Cómo podemos animar a todos a compartir sus preguntas y preocupaciones?

Es difícil conseguir que las personas presten atención en cualquier reunión, pero cuando no están en la misma habitación, puede ser especialmente difícil. Y es particularmente molesto cuando haces una discusión de nueve minutos, te detienes a reaccionar y recibes un “No estoy seguro de haberte seguido”, lo que podría significar “Estaba lavando a mi gato y no me di cuenta de que me iban a llamar”.

Las reuniones suelen ser ineficaces porque hay poca o ninguna responsabilidad por el compromiso.

 

Hay cuatro razones principales para celebrar una reunión:

  • para influir en los demás
  • para tomar decisiones
  • para resolver problemas
  • para fortalecer las relaciones

Todos estos son procesos activos; la audiencia pasiva de una reunión rara vez realiza un trabajo de calidad. La condición previa para que las reuniones sean eficaces – virtuales o de otro tipo – es el compromiso voluntario.

 

Veamos algunas reglas:

LOS 60 SEGUNDOS.

Primero, nunca involucre a un grupo en la resolución de un problema hasta que no hayan sentido el problema. Haga algo en los primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo. Podrían compartir estadísticas impactantes o provocativas, anécdotas o analogías que dramaticen el problema. No importa qué táctica uses, tu objetivo es asegurarte de que el grupo entienda y aprecie el problema (o la oportunidad) antes de que intentes resolverlo.

 

LA RESPONSABILIDAD.

Cuando las personas entran en cualquier ambiente social, trabajan tácitamente para determinar su papel. Por ejemplo, cuando entran a un cine, inconscientemente definen su papel de observador – están ahí para ser entretenidos. Cuando entras en el gimnasio, eres un actor, estás ahí para hacer ejercicio. La mayor amenaza a la participación en reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo tomen inconscientemente el rol de observador. Muchos ya definieron su rol de esta manera cuando recibieron la invitación a la reunión y decidieron trabajar en otra cosa mientras “se registran”.

Para contrarrestar esta decisión implícita, cree una experiencia de responsabilidad compartida al principio de su presentación. No lo hagas diciendo, “Vale, quiero que esto sea una conversación, no una presentación. Necesito que todos ustedes se involucren”. Eso rara vez funciona. En cambio, crea una oportunidad para que ellos tomen una responsabilidad significativa. Esto se hace mejor usando la siguiente regla.

 

NO HAY DONDE ESCONDERSE.

Si todos son responsables, entonces nadie se siente responsable. Evita esto en tu reunión dándole a la s personas tareas en las que puedan participar activamente para que no haya ningún lugar donde esconderse. Define un problema que pueda ser resuelto rápidamente, asigna a las personas a grupos de dos o tres (máximo). Dales un medio con el que puedan comunicarse entre sí (videoconferencia, canal Slack, plataforma de mensajería, interrupciones de audio). Si estás en una plataforma de reunión virtual que permite grupos de ruptura (breakout rooms), úsalos libremente. Dé a los participantes un tiempo muy limitado para que asuman una tarea muy estructurada pero breve.

 

LA REGLA DEL MVP.

Nada libera a un grupo de manera más fiable que asaltarlo con una diapositiva tras otra de datos que adormecen la mente. No importa cuán inteligente o sofisticado sea el grupo, si tu objetivo es el compromiso, tienes que mezclar hechos e historias. Determine el Mínimo Viable de Presentaciones (MVP) que necesita. En otras palabras, seleccione la menor cantidad de datos que necesita para informar al grupo. No añada ni una sola lámina má

 

LOS 5 MINUTOS.

Nunca pase más de cinco minutos sin darle al grupo otro problema que resolver. Los participantes están en cuartos dispersos, quién sabe dónde, con docenas de distracciones tentadoras. Si no mantienes una expectativa continua de participación significativa, se retirarán en ese atractivo papel de observadores, y tendrás que trabajar duro para traerlos de vuelta. Considere la posibilidad de concluir una presentación o una reunión de lluvia de ideas con una lista de opciones generada por el grupo, y luego descarte una oportunidad de votación o de sondeo para determinar la opinión del equipo acerca de por dónde empezar.

Desarrollar compromiso de su audiencia en reuniones virtuales es una ciencia;  pero tambíen es un arte …  y es parte de lo que un líder debe aprender.

 

Por Rosendo Roche.