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¿Cómo celebrar reuniones más estructuradas y eficientes y que la gente preste más atención?
“La agenda de una reunión sólo cuesta dinero, un título es suficiente. Mi equipo sabe lo que yo estoy esperando, y cada miembro del grupo sabe lo que se necesita hacer. Al final siempre discutimos los mismos temas…”
Si alguna de estas frases te suena familiar entonces necesitas, sin duda alguna, modificar las agendas de tus reuniones. A través de una Agenda Profesional de Reuniones, alcanzarás tus objetivos y metas de forma más rápida y con mayores beneficios.
Tómate unos minutos para buscar en tus emails la última invitación a una reunión. Es probable que encuentres algunas invitaciones que simplemente indican el lugar, la hora y el propósito. Ej.: Actualización del Proyecto XYZ. El texto de la agenda es seguramente una frase muy general, algo como “Se discutirá sobre el progreso del Proyecto.”
Así que, ¿Por qué es tan importante una Agenda Profesional de Reuniones? recordemos que el énfasis aquí es PROFESIONAL.
Una agenda profesional de reuniones te ayudará a:
- Reducir drásticamente el tiempo que pasas en reuniones.
- Motivar a que tu equipo participe activamente.
- Ahorrar mucho tiempo en el seguimiento de reuniones pasadas.
- Colaborar de forma más eficiente con los participantes o colegas.
- Dejar una buena impresión como profesional a los colegas o clientes externos.
¿Qué pertenece a una Agenda Profesional de Reuniones?
Echemos un vistazo a la información que debería estar incluida en una Agenda Profesional. Puedes hacer un pequeño test: mira la última invitación que recibiste y compárala con los asuntos que listamos a continuación. Considera si esa reunión hubiese sido más efectiva de haber incluido estos asuntos.
11 asuntos que deben incluirse en una agenda de reunión:
- Fecha y hora de la reunión, incluyendo hora de inicio y hora de finalización.
- Ubicación – ¿presencial o vía web? (adjunta el link en caso de ser online).
- Los invitados que deben asistir.
- Los asuntos individuales que se quieren discutir en la reunión.
- Las personas que necesitas que participen y aporten en los asuntos individuales.
- Hora de comienzo y fin para cada uno de los asuntos en la agenda.
- Recordatorios para las personas que tenían que traer una actualización de asuntos de la reunión pasada. (si es necesario)
- Material visual y presentación.
- Material de Referencia que los participantes deben leer para prepararse.
- Información de contacto en caso de surgir preguntas sobre la agenda.
- Resumen y próximos pasos.
¿Cómo debe verse una agenda de reunión profesional?
En el siguiente ejemplo, el director de comunicaciones internacionales, Susan Longear, está planificando una reunión de proyectos con el departamento de comunicaciones. Ella quiere discutir el uso de una nueva infografía sobre el tema “Balance Trabajo-Vida”
El diseñador, James Garner, presentará la nueva infografía al inicio de la reunión. Luego de esto, una sesión de lluvia de ideas para determinar en qué revista o publicación se puede colocar la misma.
Ruth Caroll, quien trabaja en el departamento de finanzas, fue también invitada a la reunión. Y se le agendó una breve intervención sobre el presupuesto para este proyecto. De otra forma, su presencia no sería requerida. Una nota al lado de su nombre muestra que solo es requerida a la reunión de 5:30 a 6:00pm.
Antes del tiempo para preguntas y respuestas, Susan Longear, hará un resumen de los próximos pasos aprobados y el nombre de la persona responsable en ejecutar los mismos.
Para asegurar que todos los participantes del proyecto puedan prepararse óptimamente, Susan enviará las últimas cinco notas de prensa, y copias de los artículos, en conjunto con la agenda de la reunión.
9 Tips Importantes para las agendas de reuniones
Una Agenda Profesional de Reuniones es como un mapa que guía a todos los participantes a través del tópico(s) que se desea discutir. También funciona como un ancla que evita que las personas se salgan del tema, o, si esto ya ocurrió, te ayuda a regresar al asunto a discutir.
Aquí 9 tips profesionales que debes mantener en mente cuando preparas la agenda:
- Invita sólo aquellas personas cuya participación es absolutamente necesaria.
- Envía la agenda con suficiente tiempo de antelación para que las personas se preparen. Si la agenda no es enviada con al menos 24 horas de antelación, es mejor postponer.
- Elige un día y hora que sea conveniente para todos los participantes. Esto es sumamente importante si tienes invitados que tengan que viajar (foráneos).
- Para reuniones con foráneos, asegúrate de convertir la hora para los participantes locales, y los foráneos.
- Envía un email de recordatorio, junto con la agenda, algunas horas antes de que comience la Reunión.
- No siempre necesitas que TODOS estén durante toda la reunión. Si sólo necesitas de una persona para un asunto en particular, debes especificar esto en la agenda.
- Nombra un TimeKeeper para que todos estén en línea con los tiempos especificados.
- Luego de dar la bienvenida a los participantes, da una pequeña visual de la agenda.
- Al finalizar la reunión, revisa la agenda de nuevo y resume las acciones acordadas.
Si sigues estos tips, te ahorrarás muchísimo tiempo, habrá menos dudas y tus reuniones se realizarán más eficientemente y con un incremento en la productividad.
Finalmente, considera la alternativa de Reuniones Online.
6 beneficios de las Reuniones Online
- Puedes asistir desde cualquier ubicación.
- Fácil acceso para los participantes.
- No hay necesidad de reservar salones de reuniones.
- Pueden hacerse video conferencias para visualización del grupo.
- Ahorro de costos, ya que no hay necesidad de hacer viajes
- Menos pérdida de tiempo, ya que se elimina el tiempo improductivo de viajes.
