Este ajuste en tu programa semanal podría marcar la diferencia entre lograr con confianza tus objetivos estratégicos y luchar para mantenerte al día con el día a día. ¿Ese simple cambio? ¡Sí, tener un día sin reuniones!
Establecer un día sin reuniones, es una técnica que comencé a utilizar desde hace algunos años, con miras a recalibrar mi sistema GTD® (Getting Things Done®) y lograr el tan ansiado status, de tener un inventario completo de asuntos (sin proyectos estacionados) y por ende, un esquema de prioridades claras y dinámicas que me permitieran ser instintivo en mi toma de decisiones. También es una estrategia que uso con mis clientes de coaching para su gestión del espacio y tiempo.
Tabla de contenidos
Un día sin reuniones no es la mejor opción para todos.
Para aquellos que tienen problemas para mantener su concentración, aburrirse fácilmente o ser extrovertidos, un día sin reuniones puede no ser un factor de productividad. En lugar de hacer más, es probable que pospongan las cosas porque no tienen presión para realizarlas.
También es probable que extrañen la interacción de las personas y, por lo tanto, se distraigan vagando de un lado a otro, para hablar con sus colegas o visitar a las redes sociales. Si te encuentra en esta categoría, es mejor que limites el tiempo libre de reuniones a tramos de una o dos horas, o medio día como máximo. Experimenta para ver qué funciona. Pero para las personas a las que les gusta hipercentrarse y les resulta difícil cambiar de tarea, un día sin reuniones cambia las reglas del juego. Al seguir estos pasos, aumentarán tus posibilidades de éxito.
Paso 1: Crea el compromiso.
Luché un poco mentalmente cuando comencé a implementar un día sin reuniones. Una parte de mí se sintió culpable por no estar abierto a programar una reunión, cuando no tenía otra en mi calendario. A pesar de la resistencia interna, decidí intentarlo. Para empezar, bloqueé todos los miércoles de forma recurrente en mi calendario.
De esa manera, cuando las personas usaban mi calendario compartido, el miércoles simplemente no era una opción. Hacer que un día sin reuniones sea un evento recurrente en lugar de elegir el día, semana por semana, aumentaba mis posibilidades de establecer límites y hacer el seguimiento.
La parte más difícil al principio fue cuando alguien preguntó si podían reunirse los miércoles, y tuve que sugerir un día diferente. Al principio simplemente les dije que no estaba disponible. Con el tiempo me animé y les hice saber lo que estaba haciendo. Como ellos también eran practicantes de GTD, lo entendieron inmediatamente. Descubrí que esta transparencia reducía mi vacilación y les daba un ejemplo a los demás de que podían establecer estrategias similares.
Paso 2: Comparte los retos.
Discute tu estrategia con colegas cercanos y tu jefe. Esa conversación puede incluir el por qué eso es una parte importante de tu horario y lo que las personas pueden esperar de ti no sólo en términos de las reuniones, sino también en términos de comunicación, así como cuando estás (ó no) disponible en el correo electrónico.
Cuando recibas una solicitud para reunirte en tu día reservado, tendrás que hacer una decisión de juicio. Si es tu jefe quien comprende la situación y todavía insiste en el horario de la reunión, probablemente debas aceptar la invitación. Pero, para colegas y personal que te reporta, es posible que tengas más flexibilidad para reprogramar reuniones durante un tiempo que te resulte útil.
Si debes tener una reunión en el día seleccionado, intenta programarla al comienzo o al final del día. De esa forma, todavía tendrás un buen bloque de tiempo libre de reuniones. O considera un punto de quiebre natural, como una pausa para el almuerzo o la pausa de la media tarde.
Además, establece límites físicos. Podría ser simplemente cerrar una puerta, si tienes una, ir a un área de trabajo privada, reubicarte en una cafetería o trabajar desde casa. No permitas que un día sin reuniones sea interrumpido por personas que se detienen simplemente para conversar.
Paso 3: Elige tu trabajo inteligentemente.
Aprovecha al máximo tu día libre de reunión, cuando lo uses para el tipo de trabajo correcto. Trabaja en proyectos que requieren concentración y pensamiento de alto nivel, como escritura, pensamiento estratégico, análisis, codificación, diseño o un proyecto con mucha complejidad.
No vayas a un día sin reuniones sin un plan. Hay una razón por la que he entrenado a profesores sobre cómo ser productivo durante sus años sabáticos. Los días libres de reuniones no son tan fáciles de usar como se piensa. Debes ser proactivo para ser productivo, en lugar de depender de otras personas para impulsar tu productividad. También necesitas un compromiso adicional para concentrarte en un trabajo significativo.
Recomiendo, seleccionar un proyecto muy grande en el que esté trabajando, o elegir entre dos o tres alternativas discretas. Escriba las metas en papel o grábala en tu calendario. Decide enfocarte en mover estos elementos hacia adelante, y solo estos. El objetivo es tener en espera lo urgente a medida que abrimos espacio para lo importante.
Tener metas de tareas claras te ayudará a mantenerte enfocado. Incluso puedes querer permitirte hacer algo divertido una vez que hayas logrado tus objetivos (tal vez salir más temprano del trabajo o trabajar en un proyecto que te apasiona) para incentivar la eficiencia en lugar de la postergación.
Paso 4: Ignora las tareas de rutina y el correo electrónico.
Te sentirás incómodo cuando llegues por primera vez al día sin reuniones. Puede haber una incomodidad inicial al ignorar o retrasar la lectura de correos electrónicos y tareas diarias para que puedas concentrarte en tu proyecto planificado. Pero una vez que te metes en la rutina y te das cuenta de lo bien que se siente hacer tanto, será más fácil.
Para tranquilizarte, considera presentar una respuesta de «fuera de la oficina», informando a los demás acerca de tu día de trabajo enfocado. Este mensaje de «fuera de la oficina» te da la libertad de posponer las respuestas y evita que seas absorbido por el trabajo diario. Si estás esperando algo realmente sensible al tiempo, escanea tu bandeja de entrada varias veces durante el día, pero generalmente no respondas nada hasta el día posterior al día sin reuniones. Encuentro que esto realmente me ayuda a enfocarme en el trabajo que sé que es importante en lugar de sucumbir al encanto del llamado de lo urgente.
El resultado: aumentas tu enfoque
Después de seguir esta estrategia durante varios meses, descubrí que todas las tareas diarias que necesito hacer todavía se hacen, y me las arreglé para avanzar en mis grandes proyectos sin trabajar horas adicionales. Con un día sin reuniones, aumentas tu enfoque en grandes proyectos para que seas más eficiente y efectivo.
Esta estrategia, naturalmente, te obliga a llevar el ritmo de las otras reuniones y trabajar para que todo quepa en los cuatro días restantes. Al tener un día libre de reuniones, no solo puede cambiar tu cronograma, sino también hacer que realizar un trabajo importante sea una parte fácil, casi sin esfuerzo, de tu vida laboral.
Por Rosendo Roche.
