Las reuniones bien organizadas son esenciales para el éxito, te permiten a ti y a tu equipo aclarar los problemas, establecer la dirección y avanzar hacia los objetivos. Y, sin embargo, parece que nunca hay tiempo suficiente para planificar y llevarlas a cabo correctamente. Tal vez, es hora de reconsiderar si incluso deberías dirigir tus propias reuniones.
Cuando trabajamos con gerentes y ejecutivos, a menudo nos sorprende cómo muchos asumen que el liderazgo de la reunión recae en la persona de más alto rango en la sala. Por supuesto, si se trata de un grupo pequeño o una reunión de actualización del proyecto, los gerentes y los líderes del proyecto querrán tomar la iniciativa por simplicidad y tiempo. Pero cuando una reunión tendrá ocho o más participantes y cubrirá una variedad de temas, es importante pensar quién debe diseñar y dirigir las conversaciones, y tal vez no eres tú.
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Permitir que otras personas dirijan reuniones tiene tres beneficios clave
Desarrolla a tu personal.
La capacidad de gestionar las conversaciones es una habilidad crucial y, a medida que las personas de tu equipo adquieran esta experiencia, aumentará su reputación e influencia.
Las reuniones les permiten ejercitar estos músculos en el curso normal del trabajo, y a menudo esto es más eficiente y poderoso que enviarlos a un programa de capacitación. Entonces:
- ¿Hay alguien que obtendría el mayor beneficio de la oportunidad, al dirigir la reunión?
- ¿Quién necesita la práctica deliberada para dominar esta competencia crítica?
- ¿Alguno es nuevo en el grupo y ganaría confianza para él y para el resto del equipo al recibir el encargo de diseñar y dirigir las próximas reuniones?
Asegúrate de que las conversaciones críticas se manejen de manera efectiva.
La facilitación hábil crea un flujo a la conversación. Genera diversos puntos de vista y logra los objetivos de la reunión con una dirección clara y una alineación que avanza.
Si bien, puedes tener fuertes habilidades de facilitación, es posible que otros puedan hacer un trabajo igual o incluso mejor. Especialmente si tienen fortalezas únicas que pueden aportar a una conversación en particular. Es lo que llamamos herramientas relacionadas.
- ¿Hay alguno que posea las mejores habilidades de facilitación, especialmente cuando los temas o el grupo pueden ser difíciles de manejar?
- ¿Quién tiene más empatía cuando se deben honrar e incluir diferentes culturas, personalidades o perspectivas?
Una conversación compleja, con múltiples perspectivas e intereses; o una falta de claridad sobre la situación se beneficiará de una facilitación sensible y hábil. ¿Quién en su grupo tiene menos en juego en términos de resultados de reuniones y, por lo tanto, puede concentrarse en administrar la conversación en lugar de agregar contenido?
Dé tiempo para escuchar, reflexionar y enfocar su información.
Si no diriges la reunión, estarás más libre para contribuir con observaciones, experiencia y perspectivas. ¿Hay alguien de otra parte de la organización que pueda dirigir la reunión para que todos los miembros del grupo puedan enfocarse en el tema? Puede ser útil si están familiarizados con el proyecto o grupo, pero no es necesario.
Cuando decidas pasarle una reunión a otra persona, explica al grupo el por qué. Y no creas que te desligaste: todavía tienes la responsabilidad de que la reunión se realice de manera efectiva.
Tu equipo debe saber que la capacidad de convocar y dirigir conversaciones grupales es una competencia importante, y que tu expectativa es siempre tener reuniones constructivas y útiles. Es posible que desees incluso alentar a las personas a incluir habilidades de facilitación de reuniones en sus objetivos de desarrollo.
Darles a los demás esta oportunidad expande esta capacidad en tu grupo e idealmente conduce a reuniones más reflexivas y productivas. Serán reuniones a las que las personas realmente quieran asistir.
