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  • ¿No es extraño que hablemos de “estar frente a nuestros computadores”, en lugar de que nuestros computadores “estén frente a nosotros”?
  • ¿Indica este giro que sentimos que nuestros computadores están al volante del poder?
Hace poco le pregunté a un posible cliente de coaching “¿en qué trabajas?” y me reí cuando me contestó “¡sobre todo correos electrónicos y reuniones!
Cuando entreno a alguien en Getting Things Done®, uno de los hitos que marco en su viaje de aprendizaje, es cuando se dan cuenta de que:
  • Los correos electrónicos y las reuniones no son realmente su trabajo.
  • Simplemente son herramientas para hacer su trabajo.

El correo electrónico y las reuniones

Creo que el correo electrónico es fantástico como herramienta de comunicación y más útil y completo que cualquiera de las otras plataformas que se están inventando para intentar sustituirlo.
Del mismo modo, las reuniones son una parte maravillosa y vital de nuestra vida profesional y personal, y son estupendas si se utilizan bien.
Casi siempre que se construyen sistemas GTD, se hace hincapié en cómo vincular los correos electrónicos con las próximas acciones y los proyectos. Esto ha evolucionado para incluir también elementos de:
  • MS Teams
  • Slack
  • WhatsApp.
Resulta muy ventajoso poder aclarar y organizar estas “cosas” digitales en nuestros sistemas de forma rápida y eficaz, y luego volver al elemento original cuando llega el momento de comprometerse.
Sin embargo, confiar demasiado en este vínculo entre el correo electrónico y nuestras listas GTD puede exagerar la importancia del correo electrónico o simplificar en exceso su contenido.
La gente suele caer en la trampa de creer que un correo electrónico representa una Acción, cuando en realidad un correo electrónico podría ofrecerte varias Acciones Siguientes nuevas y destacar varios Proyectos diferentes para empezar a seguir.
Ya escribí antes con un experimento mental sobre cómo sería si el correo electrónico no existiera en tu mundo y en su lugar utilizaras un sistema de comunicación alternativo, y luego me centré en mostrar los problemas con nuestro hábito de marcar los correos electrónicos.
Aquí quiero considerar cómo podemos evitar que el correo electrónico sea una fuerza motriz dentro de nuestros sistemas GTD.

Cuando David Allen estaba desarrollando GTD®, era la época de la Filofax

Y los sistemas de papel eran mucho más comunes que hoy, si no los únicos sistemas en uso. Imagino que estos sistemas se mantenían sin mucho peso por la ventaja que suponía y también he oído que algunas personas guardaban su lista de proyectos en una carpeta en el escritorio, ya que sólo necesitaban revisarla en su Revisión Semanal®; un ejemplo histórico que creo que refuerza la diferencia entre las listas de acciones y las listas de proyectos, aunque hoy en día todos tendamos a guardarlas en la misma herramienta.

Hace poco, cambié a una cliente de coaching a un sistema basado en papel después de que no se adaptara a mantener sus listas en formato digital.

Había probado con las Tareas de Outlook, pero la mayoría de las veces se encontraba con una lista en un papel junto al teclado, que no estaba ni mucho menos completa y, por tanto, no aportaba todas las ventajas de GTD.
  • Al principio, experimentó una gran oleada de energía al comprometerse de forma diferente con GTD y le gustó el hecho de que fuera tan rápido y funcional.
  • También vi que su labor de clarificación y organización era más reflexiva y precisa: escribía claramente las próximas acciones en sus listas y no dependía de un correo electrónico adjunto para saber qué hacer más tarde.
  • También mejoró el seguimiento de los proyectos, y el sistema en papel le dio más control y más perspectiva de lo que había conseguido con una herramienta digital.
Sin embargo, en una sesión posterior se dio cuenta de que le resultaba demasiado engorroso llevar un sistema de papel y quiso volver a digitalizarlo, pero acercándose lo más posible a su sistema de papel.

Así que optamos por OneNote, configurado de forma muy similar a su sistema en papel.

Le ofrecí enseñarle a vincular los correos electrónicos de Outlook a su sistema de OneNote y se negó en redondo, diciéndome que una de las mejores cosas del sistema en papel era que se mantenía por sí solo y le permitía alejarse de verdad del correo electrónico y pensar en su trabajo de otra manera.

No estoy recomendando que todos recurráis al papel en vuestras prácticas de GTD.

Pero creo que merece la pena reflexionar sobre cómo seríais capaces de funcionar con la simplicidad forzada del papel y el bolígrafo y ver si estáis confiando demasiado en vuestras herramientas y, por tanto, no estáis utilizando las mejores prácticas de Getting Things Done.
GTD ayuda a las personas a gestionar su correo electrónico maravillosamente bien, ya que el correo electrónico es sólo otra “entrada” para capturar cosas, pero GTD es mucho, mucho más que la gestión del correo electrónico.