Imagina que tiene una lista de asuntos por hacer, tanto personal como profesional ¿Cómo realizarías un seguimiento de estas cosas para no perderlas? La mayoría de las personas tienen algún tipo de lista de tareas pendientes. Y, al hacerlo, consideramos que estamos siendo productivos. Pero la realidad es que una lista tan general y vaga no nos ayuda a hacer las cosas.
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Las listas de pendientes no son efectivas por varias razones:
- Pueden ser tan extensas hasta el punto en que te da miedo mirarlas.
- No definen “Próximas acciones” claras. La mayoría de los elementos son vagos y, de hecho, son proyectos que requieren varios pasos. Y cada vez que los lees tienes que volver a pensar dónde te encuentras en ese asunto y cuál es su “próxima acción”.
- Las listas de pendientes no son dinámicas o funcionales, por lo que terminas creando una nueva cada día para reemplazar u actualizar la ya existente.
Para evitar todo esto, GTD® propone las listas de “Próximas acciones” estructuradas en base a contextos y recursos adecuados. Lo que significa que ellas te insinúan exactamente lo que se debe hacer cuando estás en un entorno particular y, por lo tanto, puedes hacer un uso óptimo del tiempo y los recursos.
Por ejemplo, “@Oficina” es una lista con las siguientes acciones:
- Generar una lluvia de ideas sobre la oferta de mobiliario.
- Imprimir constancia de registro consular para llevar a la cita de apostilla.
- Repartir al departamento creativo, muestra del nuevo material POP.
En una lista llamada “@Computadora” colocaría:
- Hacer el borrador del correo electrónico de invitación para el próximo taller.
- Crear template para los envíos de la revisión semanal
- Cree un checklist de las paginas que se deben revisar mensualmente
Con esta estructura puedes tener un mapa para diferentes áreas de tu vida. Cuando estas en el trabajo, buscas @Oficina; para ver las acciones que debe realizar en tu oficina. Cuando estas frente a la computadora, revisas @Computadora para ver qué puedes hacer para llevar adelante tus diversas tareas.
Ahora, con esta idea ¿cómo puedes crear “Mapas” para tu vida?
Comienza a mantener listas de próximas acciones.
Cada vez que tengas un pensamiento como “Debo hacer esto …” o “Necesito hacer aquello …”, no sólo escríbelo, sino que también identifica la próxima acción que debes hacer para progresar en él. Por ejemplo, en lugar de escribir “Chequeo de salud”, pregúntate “¿Cuál es la siguiente acción que debo tomar para seguir adelante?”. Una respuesta podría ser: “Llamar al consultorio del Dr. Martínez para programar una cita para un chequeo médico”. ¡Esa es tu próxima acción! Agrupa y ubica estas próximas acciones por contextos.
Aquí te mostramos algunos ejemplos de contextos:
- @Llamadas
- @Oficina
- @Casa
- @Computadora
- @Diligencias
- @Agendas
En el ejemplo anterior, la próxima acción “Llamar al consultorio del Dr. Martínez para programar una cita para un chequeo médico” iría en la lista “@Llamadas”.
Debes crear tus propios contextos en función de tus necesidades.
Por ejemplo, ¿te reúnes con tu jefe o con tu equipo de trabajo con mucha frecuencia y tiene asuntos que discutir con ellos? Crea entonces un contexto llamado “@Agenda con Jefe/Equipo “. Es probable que en este momento te preguntas ¿Por qué estos mapas de próximas acciones son mejores que las listas de pendientes?
Pues una vez que tus contextos estén poblados por próximas acciones tendrás mapas navegables para diferentes áreas de tu vida. Cada mapa o lista te dará opciones y libertad para decidir qué es más importante en un momento particular y tomar medidas al respecto.
Al hacer este cambio, comenzarás a confiar en tu sistema, y tu mente dejará de lado el qué, el por qué y el dónde para concentrarse en la ejecución real.
Otro gran beneficio de estructurar nuestra vida a través de estos mapas es que dejarás de olvidar puntos a discutir con las personas. Tan pronto un asunto se viene a la mente, lo ubicas en el contexto “@Agenda con: “. La próxima vez que estés con esa persona, todo lo que debes hacer es mirar este Mapa y allí puedes ver una lista completa de todo lo que deberías discutir con ella.
¡Así es como GTD® se convierte en tu propio GPS de gestión de vida!
