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Si ya implementas la metodología GTD® en tu rutina, ya conoces la importancia de la revisión semanal. Pero si aún no conoces el método por completo, una revisión semanal de tu inventario de asuntos y proyectos es fundamental para la implementación de GTD®. Esto te ayudará a mantener tus listas actualizadas y concentrarte en tus actividades.

¡Es por eso que tener esa mirada atenta en algún momento de la semana es fundamental!

 

Consulta los consejos que hemos reunido para que puedas hacer tu revisión semanal correctamente y con calidad.

Vacía tu bandeja de entrada

En este paso, debes procesar todo en tus bandejas de entrada de acuerdo a lo que nos enseña GTD®, ya sea tu bandeja de entrada de correo electrónico, física o tu celular.

 

Vacía tu mente

¡Este es el momento de la captura! Debes anotar y procesar las nuevas tareas o demandas que se te ocurran. Recuerda, nuestras mentes están hechas para tener ideas, no para almacenarlas.

 

Revisión

¡Ahora es el momento de revisar realmente! Debes mirar atentamente tus listas, citas y proyectos. Actualiza tus listas con actividades y citas que ya se hayan completado.

También es importante mirar la semana que viene y analizar qué actividades y eventos te esperan. Este es el momento de revisar también nuestra lista de proyectos. Verifica la planificación necesaria y asegúrate de que al menos una acción de cada proyecto se lleve a cabo la próxima semana

No hay un día específico para que realices la revisión semanal, aunque lo más habitual es el viernes, puedes hacerlo cuando te sientas mejor.

Si ya conoces la metodología GTD®, probablemente hayas oído hablar del segundo paso: CLARIFICAR. Pero si eres nuevo en el tema, hoy sabrás un poco más sobre lo que significa clarificar tus asuntos y cómo puedes mejorar tu productividad.

En primer lugar, debemos recordar que, para poder clarificar tus asuntos, antes debes anotarlos correctamente, recolectarlos… y esto es el primer paso: CAPTURAR.  ¿Escribiste todo? ¡Entonces sigamos adelante!

Clarificar significa que tú decidirás qué significa cada elemento y qué harás con él. Debes identificar lo que es y preguntarte “¿esta tarea requiere acción?”. Según la respuesta tendrás algunos caminos a seguir:

 

Si la tarea no requiere acción …

  • Archívalo: si el elemento no requiere acción, pero tiene información relevante, consérvalo.
  • Bótalo: si el asunto no tiene un gran impacto o importancia, no dudes en desecharlo.

“Demasiada información tiene los mismos resultados que muy poca información: no tienes lo que necesitas, en este momento y de la manera que lo necesitas”. David Allen.

  • Incúbalo: los elementos que deseas mantener en el radar, pero que aún no tienes la intención de invertir en energía en ellos, son asuntos que puedes re-evaluar en el futuro.

 

Si la tarea requiere acción …

  • Hazlo ahora: si la próxima acción se puede completar en menos de 2 minutos, lo ideal es que lo hagas de inmediato.
  • Delégalo: Muchas veces no somos la persona más indicada para realizar una determinada acción, lo correcto entonces es delegar la actividad y hacer un seguimiento adecuado de su desarrollo.
  • Difiérelo: acciones que solo tú puedes realizar y que requieren más de dos minutos. Te organizarás para hacerlo en el momento más oportuno.