Nos pasamos muchas horas del día tomando decisiones. Y esas decisiones a veces son muy sencillas pero otras veces son difíciles y complicadas. Al final de la jornada estamos exhaustos porque no hemos entendido que tomar decisiones cansas. Es un proceso complejo y de una enorme concentración.
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¿Y qué pasa cuando en el medio de todo este flujo de trabajo somos interrumpidos?
Es conveniente aclarar que el tiempo de las interrupciones no importa: decir que “es sólo un minuto” o “es una pregunta y ya”, no es válido. Las interrupciones producen efectos colaterales en el mismo instante de ser interrumpidos.
Nos referimos en primer lugar a la dispersión que sentimos cuando entra la interrupción. Nuestra atención se divide entre el asunto entrante y en el que trabajamos antes de ser interrumpidos. Esto se llama Atención Residual y es la causante de:
- Perder un 40% de nuestro nivel de concentración
- Ser un 20% más propensos a cometer errores.
Por otra parte, necesitamos al menos 10 minutos para volver al nivel de concentración que teníamos antes de ser interrumpidos, por lo que pasamos el día con fugas constantes de atención y en un cambio continuo de tareas.
El resultado es una mente cansada, lenta, con una mínima capacidad de absorción, lo que se traduce en una baja efectividad.
Somos profesionales del conocimiento por lo que no podemos permitir que nuestra “energía mental” se minimice. Estamos permanentemente dando soluciones a problemas, trabajando en diversos escenarios, creando nuevas estructuras y fórmulas a partir de nuestra imaginación y creatividad.
Nuestra mente tiene que estar protegida de estas fugas de atención que nos producen una disminución de nuestra capacidad intelectual y nos dejan cansados y abrumados. En tal sentido, fortalecer nuestra habilidad para ser líderes es una estrategia óptima.
Y uno de los primeros mecanismos a ser utilizados es justamente confiar en la capacidad de tu equipo de trabajo. Permitir a tu personal que tome sus propias decisiones.
¿Tus empleados acuden a ti con cada pequeña pregunta que tienen durante la jornada laboral?
Estas interrupciones son una señal que no se sienten capacitados para tomar decisiones por sí mismos.
A continuación, describimos las acciones a tomar para abordar el problema:
Modela la concentración.
Deja claro que una “política de puertas abiertas” no significa que cualquiera pueda interrumpirte en cualquier momento y por cualquier motivo. Fija momentos de “no molestar “con algún tipo de señal, como un cartel de no molestar, una bandera en el cubículo o unos auriculares. Y autoriza a tu equipo a proteger igualmente su tiempo de concentración. Todos deben saber cuáles son las señales y qué significan.
Fomenta la confianza en tu personal.
Asegúrate de que todos comprenden las responsabilidades de su función y el tipo de decisiones que pueden -y deben- tomar por sí mismos. Luego, anímalos a encontrar sus propias soluciones a los problemas cotidianos. En lugar de responder a las preguntas, prueba a utilizar la frase “confío en tu criterio”.
Haz hincapié en que está bien cometer errores.
Cuando alguien tome una decisión equivocada, llama la atención sobre la lección aprendida y asegúrate de que se quede grabada, pero si la decisión fue ética y se tomó de buena fe, se comprensivo y empático. Utiliza los errores como oportunidades de enseñanza para que tu equipo sea más autosuficiente en el futuro.
El resultado que se puede lograr apunta a diversas direcciones:
- En primer lugar, nos permiten trabajar en un ambiente laboral efectivo, propicio para la concentración y el ejercicio de nuestros procesos cognitivos habituales, cualesquiera que sean.
- En segundo lugar, la toma de decisiones seguramente se activará desde la persona que está más cerca de la situación a intervenir, y habrá más conocimiento de esta. Además de que será un proceso mucho más rápido.
- Y, en tercer lugar, logramos empoderar a nuestros colaboradores quienes se sentirán dueños de sus procesos, y por ende más en control de sus posibles efectos y consecuencias.
Por otra parte, tendrás una relación más directa entre la responsabilidad asumida y los resultados alcanzados ya que se visualiza el proceso y se toman las acciones para lograrlo.
¡Dota a tu equipo de autonomía y poco a poco ellos crecerán y tu dispondrás de más tiempo para… tomar decisiones!
