Las trampas de GTD®

Hola a todos, hoy quiero hablarles de lo que he visto como una de las mayores trampas en las que las personas nuevas en GTD® suelen caer cuando intentan implementarlo, sobre todo cuando intentan implementarlo por su cuenta, sin la guía de un entrenador.

Espero que esto te ayude a evitar esa trampa.

Una de las primeras cosas que veo con las personas nuevas en GTD® que quieren implementar esta metodología es que se apoderan de la idea de sacar las cosas de su cabeza, de externalizar, de capturar todo lo que tienen en mente, y pueden caer en una especie de perfeccionismo, pero de la forma equivocada.

Si estás acostumbrado a crear listas de cosas por hacer y estás acostumbrado a crear este tipo de crudos marcadores de posición para cosas en las que tienes que pensar más tarde, acabarás escribiendo sólo las cinco cosas en las que debería centrarme.

Cuando llegas a GTD® y te decimos que te lo saques todo de la mente, si lo haces de la misma forma que has estado haciendo listas de tareas (to-do), vas a compilar una enorme lista de cosas en las que sabes que deberías estar pensando. Y cada vez que la miras, te abruma por completo.

Lo primero es: ¡que no cunda el pánico!

Pero es importante que sepas que  esa es probablemente la mayor trampa en la que caen los nuevos practicantes de GTD® y es la rigidez. Se trata de tener listas de cosas por hacer; se trata de transferir toda esa mentalidad de cosas por hacer a lo que ahora son 50, 60, 70… supuestos “proyectos” que, en realidad, no son más que esos crudos marcadores de posición para cosas en las que sabes que deberías estar pensando más.

Eso es estresante. Es abrumador.

Y lo que ocurre a partir de aquí es que ahora no quieres mirar esa lista… es el armario de la culpa, es el lugar donde has metido un montón de cosas en las que sabes que deberías pensar más tarde, donde te has dicho cosas como “mamá” y “reorganizar” y “pantalones” y que son sólo recordatorios de que deberías estar haciendo algo al respecto a ellos – como traducirlos en acciones y proyectos realmente claros.

Llevo haciendo GTD® casi 8 años y nunca he tenido menos de 70 proyectos a la vez; es algo constante, está ahí… pero no me estresa en absoluto. Llegan nuevos, otros se marcan como hechos y esta es mi pantalla de radar de cómo vivo mi vida…

Así que hay una gran diferencia entre mi lista de proyectos y las listas de to-do de la mayoría de la gente, y la mayoría de los principiantes en GTD también hacen lo mismo: las mías parecen líneas de meta, una detrás de otra, y como resultado de que parecen resultados muy claros, sé lo que parece el “estar hecho” y las próximas acciones asociadas a ellas parecen próximos pasos muy claros.

Lo veo como una especie de sistema de estado de las cosas, más que como un “debería…” o una lista de “realmente necesito pensar en este tipo de cosas…”.

Esa es la diferencia entre una lista blanda y una lista GTD®

Y la mayoría de las personas que creen que está haciendo GTD, en realidad sólo están creando listas blandas cada vez más grandes, lo que les estresa cada vez más y los lleva al clásico :  “No quiero mirar esas listas”. No mirar tus listas de próximas acciones a diario, es el segundo nivel de la trampa; ése es el suelo en el que caes como fase dos de este enigma.

Y la tercera parte, y la peor, es que tampoco vas a querer hacer revisiones semanales, y en cuanto eso ocurra, te habrás bajado del carro, ya no estarás haciendo GTD de verdad. Simplemente estás acumulando culpas en un sistema que antes te funcionaba un poco – porque al menos te aliviaba el hecho de quitártelo de la cabeza, pero ahora es un marasmo, un amasijo de cosas con las que ya no te sientes bien.

Así que si algo de esto te suena familiar, si algo de esto te suena a verdad, no estás solo.

Mucha personas, sobre todo las que empieza con el libro y con buenas intenciones, se quitan un montón de cosas de la cabeza (y ese es un buen comienzo!) — pero en realidad no están clarificando las acciones y los proyectos de la manera que nosotros recomendamos; así que si quieres saber si esto te está pasando o no, simplemente toma cualquier elemento de tu lista de proyectos y luego míralo; o cualquier elemento de tu lista de acciones y míralo y preg’úntate: “¿Hay algo más al respecto o necesito replantearme algo o es absolutamente evidente lo que es?”….

Si la respuesta es SÍ, y no lo haces, va a empezar a hacer que ya no quieras mirar tus listas, que ya no quieras hacer tu revisión diaria, que ya no hagas GTD® en realidad.

Así que la clave con esto es saber que cualquier tipo de repensamiento te está hundiendo porque el repensamiento es el gran problema con las listas de tareas, con todos los sistemas pre GTD® que ya has probado.

Y que no te han funcionado.

• No es “mamá” en una lista; es “organizar una gran fiesta de cumpleaños para mamá” como proyecto, y una “llamar a mi hermana” como próxima acción.
• No es “reorganizar”, sino “presentar una propuesta completa de reorganización al comité ejecutivo”, como proyecto y como próxima acción “hablar con Bill sobre la externalización de ITI”.
• No es “pantalones”; es un punto en tu lista de recados que dice “llevar los pantalones a la tintorería la próxima vez que estés cerca de la estación”.

Ese tipo de cosas, esas formas de hablar con tu yo futuro, marcan la diferencia y determinan si vas a querer comprometerte con este material o si, como es blando, vas a querer empezar a alejarte de él.

Así que yo diría que en lugar de simplemente montarte en el entusiasmo de tratar de sacar todo de tu mente y enfocarte sólo en la construcción de estas listas, da un paso atrás tan pronto como sea posible y realmente echar un vistazo a ellos preguntándose: ¿he aclarado esto tanto y tan bien que otra persona casi podría hacer estas cosas para mí con casi ningún conocimiento previo ….

Si no es así, no estás captando realmente los resultados de tu pensamiento la primera vez.

Sólo estás dejando un poco para más tarde, y esos pequeños fragmentos se acumulan y pueden convertirse en una especie de baba viscosa que obstruye tu sistema con fragmentos residuales de pensamiento, fragmentos residuales de culpa en los que no pensaste; eso es lo que más hace que las personas se alejen de GTD® y digan “bueno, a mí no me ha funcionado”…

La realidad es que estabas incorporando viejos hábitos a un nuevo enfoque, en lugar de centrarte realmente en el corazón de GTD: aclarar tus ideas la primera vez y almacenarlas de forma que no tengas que repensarlas.

Espero que esto te sirva de ayuda y que te inspire para echar un vistazo a algunas de tus listas y ser honesto contigo mismo sobre dónde has sido blando, identificando lo que no has aclarado del todo hasta el punto de que sea absolutamente evidente más tarde, porque cuando vas a mirar esas listas y algunos de esos elementos los escaneas y dices “ugh qué es esto?”, esos son los elementos que probablemente no has aclarado hasta el punto que necesitas.

Así que si te sientes empezando a caer en esta trampa

Si te sientes con ganas de dejar de usar tus listas con regularidad, si corres el riesgo de dejar de hacer tus revisiones semanales… es el momento de ser realista sobre cómo son esas listas.

Aplazando esos pensamiento para más adelante, sólo estarás almacenando problemas para ese yo futuro y parte de ti lo sabe, parte de ti no va a querer seguir por ese camino más adelante.

Así que, deseándote productividad y éxito, esperamos que puedas empezar con buen pie con GTD® y seguir desde ahí…

¡Nos vemos en una próxima oportunidad!