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¿Cómo alcanzar el punto de equilibrio?
Preste más atención a sus correos electrónicos.
Con el aumento del trabajo a distancia, utilizamos el correo electrónico más que nunca. Por eso, es esencial que te tomes el tiempo necesario para asegurarte de que tus palabras reflejan lo que realmente quieres decir y, sobre todo, cómo quieres decirlo. Para ello, hazte estas cuatro preguntas antes de pulsar el botón de envío:
Primero: ¿es mi correo electrónico demasiado breve?
Hoy en día todos nos movemos con rapidez, pero asegúrate de que has compartido cualquier detalle importante que el destinatario deba conocer. Así evitarás que los dos tengan que aclarar cosas más adelante.
En Periodismo y Publicidad se usa la Técnica de los TITULARES, diseñados para llamar inmediatamente la atención y resaltando los mensajes claves de la historia.
Las personas, al escanear la página y leyendo SÓLO los titulares, puedan entender de manera razonable lo que está pasando.
- Primero se destaca la IDEA clave en pocas palabras, claras y precisas
- Luego, se le agregan aquellos detalles importantes para lograr entender bien la noticia.
- Por último, se resume de nuevo la Idea principal con un mensaje final.
De esta manera, el lector se orienta rápidamente y obtiene un resumen efectivo de la noticia en cuestión, sin perderse en detalles innecesarios.
Segundo: ¿Hay errores tipográficos?
Los correos electrónicos descuidados dan la impresión de que estás demasiado ocupado para preocuparte, así que tómate el tiempo de corregirlos. Este tipo de comunicación hace más complicado su comprensión, ya que el mensaje no es claro y fluido.
El receptor debe apartar los modismos, las muletillas, y todas aquellas expresiones que no le permiten entender claramente el mensaje, y la acción a realizar. Mientras más revisemos y editemos nuestros correos, nuestros mensajes serán más efectivos.
Tercero: ¿Qué tono estoy proyectando?
Siempre es difícil interpretar un correo electrónico que simplemente dice “Ok”.
Si no tienes tiempo para dar una respuesta meditada en el momento, dile a tu destinatario que te pondrás en contacto con él más adelante.
Hoy en día como la mayoría de las interacciones se realizan a través de interfaces como computadoras y celulares, nos encontramos con la contradicción que, a la vez que estamos conectados, podemos también crear barreras entre las personas, ya que siempre hay una distancia a veces imperceptible en esta comunicación.
Por otra parte, el tener que aplicar distintos protocolos o etiquetas de nuestras herramientas comunicacionales (emails, mensajes, documentos), nos obligan a estar constantemente alternando desde un estilo formal a uno informal, y viceversa. E incluso, desde un estilo propio a uno “adquirido” o “impuesto”.
Recomendamos reflejar siempre nuestro propio estilo de comunicación
Aquel que constituye un perfecto “retrato” de nuestra personalidad, con nuestras preferencias, valores e intereses. Nosotros normalmente no lo vemos como nuestro “propio” estilo, pero sí lo es. Y además se puede convertir en nuestra ventaja competitiva, si sabemos cómo usarla.
Por último: ¿Sería útil hablar en su lugar?
Si recibes un correo electrónico vago o confuso, o si el tema en cuestión es delicado, una llamada puede ser la mejor manera de resolver el problema.
Recordemos que las reuniones y llamadas tienen la gran ventaja que, por ser sincrónicas, crean un ambiente donde la discusión dinámica y la conexión son la norma, mucho más que con las comunicaciones escritas.
No hay nada más esclarecedor al reunirse que poder percibir las señales de la Comunicación No Verbal y Verbal:
- Lenguaje corporal
- Contacto visual
- Reacciones faciales y corporales
- Tono, velocidad, volumen e inflexiones de la Voz
Si prestas más atención a tus correos electrónicos, te asegurarás de enviar el mensaje correcto y lograrás convertir este canal de comunicación en un medio efectivo para transmitir el mensaje que llevará a la acción que conduce al logro de tus objetivos.
Por Albertina Roche.
