Escribir mensajes de manera clara y precisa no es fácil. Requiere de mucha práctica y compromiso. Sin embargo, con el tiempo este acercamiento directo se traducirá en un estilo natural y veloz. En este artículo, te traemos algunos tips para mejorar la redacción de tu negocio.
Una redacción clara y relevante hace que la gente vuelva por más. Los escritos complicados y aburridos hacen lo contrario: la gente se desentiende, se desconecta y se aleja. Así que, tanto si redactas correos electrónicos como informes, entradas de blog, tweets o artículos, asegúrate de escribir como un ser humano, no como una empresa.
Cuando de emails se trata, todo lo que se logre eliminar del texto original se convierte en ganancia, ya que le dará mayor claridad a lo que se queda. Es importante siempre tomarse el tiempo para editar nuestros correos, de manera de concentrar la atención en el mensaje central. La idea es siempre reducir o eliminar detalles o desvíos innecesarios y ser más directos.
Tabla de contenidos
Al diseñar nuestros correos, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- La idea: determinar de entrada cuál es el asunto por tratar y el por qué se ha decidido escribir el correo. Claro y conciso.
- La audiencia: a quién se le está dirigiendo esta información. ¿Quién es el receptor? Y si hay varios receptores es preciso refinarlos hasta llegar a la menor audiencia posible. Mientras más grande sea el público, menor impacto tendrá tu mensaje. Evita en lo posible el uso de copias, copias ocultas y aquellas “sólo para informar”.
- El mensaje: es la parte medular del correo. Es lo que vamos a transmitir, por lo que tiene que ser efectivo, corto y memorable.
- Técnicas: una de la más usadas en periodismo es la de titulares: dónde se coloca primero el mensaje, luego los detalles explicativos más importantes del mismo, para finalmente reiterar lo que se está solicitando a través del email.
Cuando estemos redactando un correo, debemos asegurarnos de seguir esta secuencia:
- La acción o actividad específica que se está solicitando realizar debe ser presentada en una forma tal, que le sea muy sencillo al receptor traducirla en pasos a seguir.
- El objetivo, que es el resultado a alcanzar, atado fluidamente con la idea y con la acción, ya que es en definitiva la razón de esta comunicación escrita.
Algunos otros tips a seguir para ser efectivos redactando:
Empieza por escribir en primera persona siempre que puedas.
Es una forma personal y atractiva. Por ejemplo, “Le daremos el asesoramiento claro y amistoso que necesita para comprar una vivienda” es mucho más cálido que “Humbert & Herbert es una agencia inmobiliaria que ofrece a sus clientes un asesoramiento amistoso, claro y directo”.
Visualiza a tu lector y escribe específicamente para él.
No tengas miedo de empezar las frases con imperativos como “consiga”, “descargue” o “únase”. Así se consigue una redacción más clara y atractiva; y así es como hablamos en la vida real. Además, nos lleva directamente a la acción, que es lo que queremos.
Rompe las cadenas de correos.
Cuando el tema cambie, redacta un nuevo correo.
Lee tu escrito en voz alta para eliminar el “lenguaje corporativo”.
Si te suena raro, probablemente a tus lectores les parecerá lo mismo. Un mensaje en email debe ser una poderosa, pero informal manera de comunicarse. Tu estilo personal de comunicar debe aparecer siempre en tus comunicaciones y no permanecer “escondido” detrás de las distintas interfases del ambiente corporativo.
Conoce tu estilo y aplícalo siempre, cuando redactes un email.
Lograrás hacerte entender de una forma efectiva, tu audiencia se sentirá conectada con tu mensaje y en consecuencia fluirá la interacción comunicacional.
