Cada día estamos asistiendo a más reuniones. Es por eso que es crucial hacer que el tiempo que estés usando sea fructífero y valioso. Aprenda cómo hacer que sus reuniones sean más productivas siguiendo estos 3 consejos basados en la metodología Getting Things Done (GTD).
¿Quién no quiere ser más productivo? Si está luchando con reuniones ineficientes o simplemente quiere hacer más en menos tiempo, la metodología de Getting Things Done podría ser la respuesta. Le pedimos a Lars Rothschild Henriksen, CEO de GTDnordic Denmark, que compartiera sus mejores consejos y perspectivas ¡Vamos a sumergirnos!
Tabla de contenidos
1. Mantente al tanto del flujo y contenido tu bandeja de entrada
Espera, ¿Desde cuándo los correos electrónicos tienen algo que ver con las reuniones? Bueno, una de las cosas que sucede cuando se pone en práctica los principios de Getting Things Done es que el inbox zero se convierte en su nuevo estándar. Esto hace que sea mucho más fácil estar al tanto de sus tareas, proyectos y medios, que muchas cosas más se resuelven digitalmente, lo que le ahorra numerosas reuniones innecesarias.
El efecto se aplica a todos los niveles en una organización que hace la práctica del inbox cero/zero. Especialmente los asistentes y los empleados que reportan directamente al nivel gerencial experimentan una caída significativa en el volumen y la complejidad del correo electrónico: muchos problemas se vuelven más fáciles de aclarar y requieren menos reuniones para progresar. Una bandeja de entrada vacía es simplemente la forma más efectiva de hacer que todas sus tareas funcionen sin problemas.
2. Cinco pasos para mantener tu enfoque
Todos luchamos por mantener el enfoque durante todo el día, para así ser más productivos y eficientes en nuestras labores diarias.
Menos atención significa reuniones menos productivas, y entonces, ¿qué podemos hacer para ponernos al día y mantener el enfoque?
Getting Things Done le proporciona 5 pasos prácticos:
- Captura: recoge lo que tiene tu atención
- Clarifica: procesar lo que significa
- Organizar: ponerlo donde pertenece
- Reflexiona: revisa con frecuencia
- Ejecuta: simplemente hazlo
Básicamente, capturar es el proceso que se debería aplicar durante las reuniones, ya que es esencial y ayuda a mantener el enfoque y recordar las partes más importantes de la reunión. El bolígrafo y el papel funcionan bien para esto, pero asegúrese de capturar y esperar para procesar sus notas en un momento apropiado (que pertenece a los pasos de Clarificar y Organizar).
Tendemos a comenzar a procesar la información tan pronto como se nos presente, pero eso le roba su atención y le hace ignorar lo que sucede en la reunión. A menos que el objetivo de la reunión sea el proceso en sí (por ejemplo, una lluvia de ideas), debe limitarse a capturar notas para mantenerse enfocado. Cuando termine la reunión, envíe las notas en su bandeja de entrada y trátelas 24-48 horas después de la reunión.
Es importante organizar todos los puntos que se hablarán durante la reunión, ya que esto le ahorrará tiempo y será más eficiente a la hora de buscar un tema en específico.
También, de debería revisar los puntos detenidamente antes de que culmine el encuentro, así se evitará que se dejen de conversar temas importantes durante la reunión con el equipo de trabajo.
Durante la reunión, lo ideal sería tratar todos los temas que en un principio se capturaron y organizaron. Así el encuentro será más rápido y eficiente.
3. Sea claro sobre cada perspectiva de la reunión
Una vez que se sienta cómodo con los cinco pasos, el último paso en el marco Getting Things Done es Perspectiva. Piense en su trabajo como un horizonte en el que puede elegir diferentes lentes. Esto facilita ver sus tareas y proyectos desde diferentes ángulos, desde el propósito general hasta la siguiente acción.
Cuando planifique su próxima reunión, vale la pena considerar las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el propósito de la reunión?
- ¿Cuál es el resultado deseado de esta reunión?
- ¿Cuáles son las próximas acciones de la reunión?
- ¿Quién está tomando la delantera en cada una de esas acciones?
Las dos últimas preguntas deberían ser fáciles, pero demasiadas reuniones terminan con participantes a quienes se les ha podido haber asignado una tarea que puede ser clara y puede ser urgente. Asegúrese de aclarar estas preguntas antes de abandonar la reunión: ¿Cuál es la siguiente acción y quién es el responsable?