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Cuando todos empezamos con GTD® tuvimos que construir nuestro sistema GTD® desde cero.
Esto significaba que tú, como todo el mundo, tenías que dedicar mucho tiempo a capturar todas tus cosas, y luego a clarificarlas y organizarlas en tu herramienta preferida.
Por tanto, estos tres primeros pasos pueden parecer la parte más importante del modelo de los 5 Pasos del Seminario GTD® Fundamentos – Dominio del Flujo de Trabajo, y las partes en las que deberías centrarte y mejorar para ser un mejor GTDer. Pasando de cinturón blanco a cinturón negro en cada paso individual a lo largo del tiempo, por utilizar la metáfora de las artes marciales del libro de David Allen.
Luego, en algún momento, para todos los que nos hemos beneficiado de GTD® , y por tanto nos hemos quedado con él, hemos utilizado nuestras listas para hacer cosas; de eso se trata, ¿no?
Esto implica el cuarto y el quinto paso, reflexionar sobre nuestros compromisos en el horizonte adecuado y elegir lo que debemos hacer, dadas todas nuestras opciones, con el apoyo de los tres modelos de ejecución:
- Criterios Limitantes
- Naturaleza Tridimensional del Trabajo
- Horizontes de Enfoque.
“En cualquier momento de decisión, lo mejor que puedes hacer es lo correcto, lo siguiente mejor es lo incorrecto, y lo peor que puedes hacer es nada” – dijo Theodore Roosevelt
Las personas que se inician en GTD® a menudo se sienten abrumadas por “todas las listas” que les sugerimos que lleven. Se preguntan cuándo las mirarán todas. La respuesta a esto es, sorprendentemente, “nunca”.
Para ser claros: todas tus listas deben estar disponibles para ayudarte en cualquier momento…
Según sea necesario, aunque nunca debes mirarlas todas al mismo tiempo. Esta es la ventaja de no tener todo en una lista muy larga:
- Miras las partes que necesitas mirar ahora
- No miras las listas que no necesitas mirar ahora.
“Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo” – dice David Allen.
Algunos de ustedes estarán pensando: “ah, se ha olvidado de la Revisión Semanal®”, pero no, no la he olvidado. Incluso en una Revisión Semanal, no sugerimos mirar todo. Todas sus Próximas Acciones y Proyectos, sí, pero no todos sus otros Horizontes de Enfoque y no todas sus listas de referencia o checklists.
De hecho, el último paso de la parte de la Revisión Semanal “ACTUALÍZATE” es “revisar todas los checklists relevantes”. El elemento clave aquí es “relevante”. No estamos diciendo que se revisen todas los checklists, sino las que puedan servirle de ayuda en la próxima semana. Si vas a hacer un viaje de negocios en breve, quizás una “lista de control para viajes de negocios”, etc. No es necesario que mires una lista de “libros para leer” o “cosas para ver en Netflix”, si no estás buscando nuevos libros o miniseries para empezar.
Te recomendamos que exteriorices y reflexiones posteriormente sobre:
- Tu propósito y tus principios
- Tus visiones a largo plazo
- Tus objetivos a 1 o 2 años y
- Tus áreas de enfoque y responsabilidad
Pero no todas las semanas y probablemente no al mismo tiempo que tu revisión semanal. La frecuencia con la que esto te ayudará dependerá del papel que tengas, de dónde estés en tu vida y de lo que necesites para ganar perspectiva.
También es probable que muchos de ustedes consulten sus listas de proyectos, con demasiada frecuencia. Si alguien eligiera tener su calendario digital configurado para presentar sólo la vista de la semana o del mes, como resultado, se perdiera a menudo llamadas o reuniones importantes. Algo estaría claramente mal.
El equivalente a la “vista de la semana o el mes” del calendario en términos de listas GTD® es la lista de proyectos. Es importante poder “subir ahí” para tener una perspectiva de vez en cuando. Al igual que es importante alejar la vista de tu calendario de vez en cuando. Pero, al igual que con el calendario, durante nuestro tiempo de trabajo normal del día a día, queremos centrarnos en el “qué es lo siguiente”. Y esto está representado en tus listas de próximas acciones, para el contexto en el que te encuentras.
El modelo de Criterios Limitantes en la fase de Compromiso
Nos muestra que en cualquier momento estamos limitados:
- Primero por el contexto en el que nos encontramos
- Segundo por el tiempo
- Tercero por los recursos de los que disponemos.
Organizar tus Próximas Acciones en listas específicas para cada contexto produce el beneficio inmediato de que, cuando te encuentras en un determinado contexto, puedes encontrar fácilmente algo que puedes hacer. Sin embargo, existe la importante ventaja implícita de poder ignorar todas las demás listas de los demás contextos en los que no te encuentras: ¡no mires esas listas!
