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Cuando comenté que mi vida es una toma de decisión constante entre priorizar y posponer, me miraron como si estuviera loca. En ese momento, invité a los presentes a reflexionar sobre cómo es posible enfocarnos en un asunto sin posponer todo lo que no sea la actividad a la que nos vamos a dedicar en ese preciso momento. Y es por eso que insisto en que nuestra vida es una continua toma de decisiones, entre lo que le damos prioridad y lo que debemos posponer para atender esa prioridad. Los problemas se presentan cuando caemos en la tentación de posponer cosas importantes que eventualmente se convierten en urgencias.

 

¡Que lance la primera piedra quien nunca dejó una actividad para realizar el día siguiente y cuando llegó ese día pospuso nuevamente la realización!

 

Uno de los principales problemas en la rutina de muchos trabajadores, es que la procrastinación, es cada vez más común.

Dos grandes preguntas sobre el tema llaman nuestra atención:

  • “¿Por qué postergamos las cosas?” y
  • “¿Cómo dejar de procrastinar?”

Si te has hecho estas preguntas, ¡presta atención!

 

¿Por qué posponemos las cosas?

David Allen, autor del libro “Getting Things Done®” y creador del método GTD®, en un artículo de Harvard Business Review, nos dice que la procrastinación ocurre porque nuestro cerebro prefiere recompensas inmediatas y tiene más dificultades para procesar actividades, que tendrán resultados inciertos e intangibles. Este mecanismo se activa principalmente en actividades que provocan la sensación de inseguridad o aburrimiento.

 

¿Cómo dejar de procrastinar?

Si entendemos la razón para posponer algunas tareas, el desafío es averiguar qué podemos hacer para romper este ciclo. Algunos consejos son:

  • Comprende el valor: tómate el tiempo para comprender lo que tiene valor para ti ayer, hoy y mañana. Establecer el valor de esta acción te ayudará a realizarla más rápido.
  • Establece prioridades: es difícil mantenerse motivado frente a una gran acumulación de trabajos pendientes, por lo que es importante que sepas cuáles son más relevantes y tendrán el mayor impacto. Para eso, el concepto de Inventario Completo de Asuntos de GTD es de vital importancia.
  • Reflexiona y crea estrategias: Mira cada elemento que se ha ido posponiendo y reflexiona sobre lo que sucedió cuando decidiste posponerlo. ¿Es una tarea aburrida, difícil o qué requiere mucho tiempo? Si quieres hacerlo, debes actuar estratégicamente y pensar en el beneficio de hacerlo.

 

¿Estás perdido en tus tareas y no sabes por dónde empezar?

Bueno, este es un problema que no te ocurre solamente a ti. Hacer frente a un gran flujo de demandas puede ser estresante y cada día peor. Con tantas incertidumbres y pensamientos, es difícil concentrarse en una actividad a realizar. Pero esto no significa que sea imposible. El secreto es saber priorizar y organizar tus asuntos.

 

Libera tu mente

Si ya conoces GTD®, sabes que los resultados de tu práctica son reales y probados, pero si no lo sabes, la metodología Getting Things Done®, o simplemente GTD®, nos enseña a tener más enfoque y libertad para realizar nuestras tareas. El primer paso del método es uno de los factores que te ayudarán a liberar espacio en tu mente: Capturar.

David Allen dice: “Tu mente es para tener ideas, no para guardarlas

La idea aquí es que utilices otras herramientas para anotar tus ideas y compromisos (libreta, listas, aplicaciones …) para que puedas liberar tu mente de la necesidad de recordar todo.

 

Establece prioridades

Aun así, sabemos que para que todo se logre, debes establecer prioridades y GTD® también puede ayudarte en este proceso. Hay que tener en cuenta algunos factores antes de activar la ejecución, tales como:

  • Contexto: está relacionado con el lugar donde te encuentras, pregúntate “Ya que estoy aquí, ¿Qué puedo hacer?”
  • Tiempo: piensa cuánto tiempo tienes disponible. Recuerda que lo ideal es que puedas finalizar la actividad en este intervalo.
  • Recursos: relacionado con tu energía, al pensar en el recurso debes analizar cómo te sientes en este momento, si puedes completar tu tarea por completo o si estás demasiado cansado.

 

¿Sigues teniendo dudas?   

Piensa qué actividad tendrá el mayor impacto en tu día. Con algunos consejos es más fácil elegir qué hacer en este momento. Los entrenamientos GTD® te ayudan a aprender nuevas técnicas para una rutina más organizada y productiva.