Una nueva perspectiva en productividad

Por Mohammed Ali Vakil

En mi trabajo como asesor y coach de GTD, veo un cambio en la forma en que los profesionales del conocimiento piensan sobre la productividad. Sí, las organizaciones buscan ser más productivas, pero también se dan cuenta de que hay más en ser productivo que simplemente trabajar más duro y producir más. Entonces, ¿qué es la productividad? La definición de productividad es:

“una medida de la eficiencia de una persona, máquina, fábrica, sistema, etc., para convertir insumos en productos útiles”.

Esta definición es valiosa si estuviéramos en la era industrial, donde el objetivo de la fábrica y las empresas era producir más de manera eficiente con

los menores recursos.

Pero al traducir esto en profesionales del conocimiento,

 más no necesariamente es mejor. Más puede ser:

• Cansancio
• Extenuación
• Frustración
• Estrés
• Fuga de energía

Hemos comprobado que nuestro trabajo más eficiente, no proviene de ejecutar en estos estados.

Aplicar la antigua definición de productividad a los profesionales del conocimiento es como hacer que corran en una caminadora para llegar a un destino deseado que nunca alcanzarán. Entonces, hagamos otra pregunta. ¿Qué estamos buscando realmente? Lo que realmente buscamos es sincronizar nuestra creatividad con la mejor selección que podamos hacer en cada momento y que se alinee con nuestro propósito (o el propósito de la Organización). Los profesionales del conocimiento hacen todo lo posible cuando pueden acceder a su creatividad e intuición.

Pero, ¿cómo llegamos a este nivel de productividad?

 Comencemos por comprender qué es el trabajo. Cuando piensas en tu trabajo, ¿qué viene a tu mente? ¿Lo ves como una serie de acciones incompletas que deben hacerse? ¿Y te sientes estresado cuando piensas en ellas debido a las prioridades, sorpresas, interrupciones y fechas límite que compiten entre sí por tu atención? ¡Así es como la mayoría de las personas percibe su trabajo!

Miremos el trabajo desde otra perspectiva. Piensa en el trabajo como un “flujo”. Cuando el trabajo fluye, hay un comienzo y un final. Comienza con un “pensamiento” y termina con un “resultado deseado”.

Sin embargo, pasar del pensamiento al resultado deseado no es instantáneo. Comenzando con una idea, necesitas seguir una serie de pasos hasta alcanzar el resultado esperado.

Entonces, si el trabajo esta fluyendo, ¿cuáles son los bloqueos que se interponen en tu camino para lograr que las cosas sucedan?

• Olvidas la idea sobre lo que se suponía que debías trabajar
• Sabes en lo que tienes que trabajar, pero procrastinas
• No recuerdas tomar acciones en el momento correcto
• No eres capaz de concentrarte en la acción
• No está claro el resultado deseado

Lo que lo empeora la situación aún más es que estás usando tu mente para rastrear tus compromisos, que es el peor lugar para hacerlo porque tu mente consciente solo puede rastrear 7 asuntos a la vez. Si no tienes enfoque para lidiar con el flujo del trabajo, terminarás haciendo la tarea más reciente y ruidosa, en lugar de tomar decisiones confiables.

Diseñe su flujo de trabajo usando Getting Things Done (GTD).

Getting Things Done es una propuesta para el manejo del flujo del trabajo. No se trata de hacer más trabajo y cansarse aún más. El objetivo es darte una perspectiva de tus opciones disponibles, para tomar la decisión correcta sobre lo que es más productivo hacer en cada momento. Entonces, ¿cómo llegamos a este lugar? Aquí están los 5 pasos de GTD para tener el control del flujo del trabajo:

CAPTURAR: recolecte todo lo que llama tu atención en lugares que confíes volver a revisar. De esa forma, nunca olvidarás una idea.

CLARIFICAR: para cada asunto que hayas capturado, identifica su Próxima Acción inmediata y el Resultado Esperado. Esto inhibe la procrastinación porque ahora tienes un objetivo claro para motivarte. Y sabes el primer paso para seguir adelante.

ORGANIZAR: ubica lo que has clarificado en un sistema de categorías precisas (Llamadas, Computadora, En casa, En la oficina, etc.). Básicamente, estás creando mapas de acción. Esto te da opciones para cuando llegue el momento de tomar la mejor decisión.

REFLEXIONAR: revisa tu sistema con frecuencia. Cuando reflexionas sobre todos tus compromisos, estás preparado para enfrentar cualquier evento planificado o no, sin perder de vista el horizonte.

EJECUTAR: ahora puedes decidir intuitivamente lo que es más productivo hacer en cada momento, en lugar de reaccionar ante lo último y más ruidoso.

Cuando pones todos estos pasos juntos, tomas decisiones confiables y efectivas cada momento. Cuando pienses en el trabajo como flujo, no sólo optimizas cada paso, sino que también, optimizas la interacción entre ellos.

Cinco simples pasos…

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