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Tu reunión por la tarde programada para una hora se ha deslizado sobre la marca de los 75 minutos sin un final claro a la vista. Sabes que todavía tienes un correo electrónico sensible al tiempo que enviar, y ahora vas a tener que elegir entre salir tarde o sacar su portátil después de la cena. Por fuera, eres educado, participando en el debate y respondiendo cuidadosamente a tu compañero de trabajo que dirige la reunión. Pero por dentro, estás molesto. Esta persona acaba de dar un paso gigante sobre tus límites de tiempo.

 

Situaciones como esta pueden ser frustrantes.

Las solicitudes inesperadas de compañeros de trabajo en tu horario pueden impedir que realices una tarea importante, hacer que dejes el trabajo tarde o incluso generar disrupción tu tiempo familiar en casa. ¿Qué puedes hacer en estas situaciones para establecer y comunicar límites para que no sientas que tu tiempo no es respetado en el futuro?

Como entrenador de gestión del tiempo, he visto una variedad de formas en las que las personas han establecido con éxito límites con sus colegas. Lo que es posible variará dependiendo de su trabajo, cultura laboral y compañeros de trabajo, pero aquí hay algunos ejemplos de límites que puedes establecer y estrategias para comunicarlos a otros.

 

Disponibilidad de reuniones

Simplemente bloquear partes de tu calendario como ocupadas es un buen primer paso. Busca momentos en los que no puedas reunirte o que no desees reuniones, como antes o después de un tiempo determinado. Podrías bloquear tu calendario debido a tu horario de trabajo, porque llevas a tus hijos a la escuela, o porque simplemente te gusta tener la primera parte del día para concentrarte. El objetivo aquí es establecer espacio en tu horario, para que otros lo vean como ocupado y no disponible para ellos.

Si recibes una convocatoria de reunión dentro de ese plazo, sugiere una hora alternativa. Si no tienes autoridad para reprogramar la reunión o involucras a un grupo más grande, deberás decidir si es esencial para ti asistir o si potencialmente podrías llamar. En algunos casos, es posible que no tengas tanta capacidad para establecer límites en torno a las horas de reunión, como cuando se estás coordinando entre zonas horarias internacionales o a mitad de semana en un proyecto de consultoría. En estos casos, deberás utilizar discreción según su situación. Si es posible, evita reuniones que te mantengan despierto más allá de tu hora preferida para acostarte o que requieran despertarte en medio de la noche. Lo más probable es que el beneficio incremental de la reunión no compense el costo de tu productividad al día siguiente debido a la privación del sueño.

 

Duración de las reuniones

Las reuniones que se ejecutan a lo largo del tiempo pueden tener un impacto significativo en tu horario. Sólo tres reuniones que van de 15 a 20 minutos más de lo previsto pueden reducir una hora de su día. Algunas estrategias pueden ayudar a mantener los límites alrededor de la duración de las reuniones.

Primero, establece para las reuniones que dirijas el tiempo que quieres que duren. Por ejemplo, envía una invitación para una reunión de 30 minutos con una agenda clara y centrada, en lugar de planificar una reunión de 60 minutos de forma predeterminada.

En segundo lugar, reserva reuniones juntas para que se vea obligado a finalizar la reunión actual a la hora correcta, o unos minutos antes, para evitar llegar tarde a la próxima reunión. (Ten en cuenta que esto también puede ayudar a otros asistentes, ya que también pueden tener compromisos consecutivos).

Finalmente, expón tu intención al principio. Por ejemplo, «Tengo una parada difícil a las 2:30, así que vamos a asegurarnos de que tenemos los artículos más esenciales cubiertos para ese momento». Luego, cuando estén de cinco a 10 minutos para el final de la reunión, dices: «Nos quedan unos 10 minutos, ¿qué es lo más importante para cubrir antes de terminar?» El ritmo de la reunión a lo largo de todo es fundamental para terminar a tiempo.

 

Tiempo de trabajo centrado

Tener tiempo ininterrumpido para realizar tareas plantea un problema importante para muchas personas, por lo que hay que trabajar especialmente duro para establecer límites en estos casos. Una primera línea de ataque es bloquear el tiempo tan ocupado en tu calendario. Algunas personas hacen esto a una hora establecida cada semana, como las 9-11 a.m. dos mañanas a la semana. Otras personas eligen bloquear el tiempo cada semana según sea necesario para llevar a cabo los proyectos.

Utilice el método que te sea más útil .

Si tus compañeros de trabajo intentan programar reuniones durante tu tiempo concentrado, o pasan por su escritorio para charlar sin previo aviso, sugiere otro momento. De hecho, para ayudarte a seguir adelante en tu tiempo enfocado, crea una especie de barrera física. Si tienes una puerta, ciérrala. Unas horas de trabajo enfocado valen más para tu equipo que tu disponibilidad constante. Si no tienes una puerta (o si tus colegas entran incluso cuando la puerta está cerrada), escóndete en algún lugar: una sala de conferencias, otra oficina o incluso una cafetería. Estar fuera de la vista es una de las estrategias más efectivas para establecer límites.

Aunque los consejos anteriores pueden controlar tu tiempo, otra distracción común en el trabajo es la constante comunicación entrante de sus colegas, ya sea por teléfono, chat en línea, correo electrónico o en persona. La forma en que tus compañeros de trabajo se comunican contigo puede tener un impacto en lo disruptivo que se siente la comunicación, pero al controlar cómo estos mensajes te llegan, puedes disminuir su impacto.

 

Por ejemplo, en mi negocio, aliento a mis clientes de coaching a comunicarse conmigo principalmente a través del correo electrónico.

De esa manera pueden comunicarse conmigo a cualquier hora del día o de la noche, cualquier día de la semana, pero no veré la comunicación hasta que esté listo para responder, generalmente en mi oficina, de lunes a viernes. Si alguien se pone en contacto conmigo a través de otro método, generalmente responderé a su mensaje usando el correo electrónico y, cuando sea apropiado, enfatizaré que mi método preferido de comunicación es el correo electrónico. No ver mensajes hasta el siguiente día hábil me impide sentirme tentado a contestarlos las noches y los fines de semana. También me ayuda a no tener una comunicación sin respuesta en mi mente, por lo que puedo desconectarme completamente del trabajo.

 

Incluso si no siempre puedes dictar cómo las personas se comunican contigo, muchas veces puedes establecer expectativas sobre cuándo respondes.

Por ejemplo, puedes recibir un mensaje de texto relacionado con el trabajo a las 10 p.m. de la noche, pero puede responderlo a la mañana siguiente. O puede esperar para responder a los mensajes desde el fin de semana hasta el lunes. Por supuesto, hay algunos casos en los que estos límites realmente no son posibles, como si estás a cargo de los problemas en ruta con un envío internacional. Pero en muchos casos, los mensajes pueden esperar, y simplemente respondiendo dentro de los marcos de tiempo que le resulten apropiados, te permitirá señalar a la otra persona su límite temporal personal. En algunos casos, es posible que incluso desees ser explícito, diciendo: «Estoy respondiendo a este mensaje ahora. Pero quería que fueras consciente de que normalmente no respondo a los mensajes desde el fin de semana hasta el lunes».

Los límites que necesitas y qué límites puedes establecer dependerán de tus preferencias individuales, así como de tu trabajo. Pero con estas estrategias, es probable que empieces a establecer más límites con tus compañeros de trabajo para que no sólo suenes educado en el exterior, sino que también te sienta tranquilo en tu interior…

Por Elizabeth Grace Saunders