¿Qué es la Gestión de Flujo de Trabajo?

Un día normal de trabajo en una Empresa luce así:

• Pedro, un líder del equipo de IT se pone en contacto con RR.HH. para contratar a un programador  junior. departamento ha estado escaso de personal por un tiempo y es hora de poner un nuevo par de manos en el equipo.
• RR.HH. a cargo de Ester, utiliza las especificaciones para el puesto en el correo electrónico de Pedro, enviadas con Hive Mail, para crear un formulario de solicitud. Luego revisa la prueba de competencia que Sam creó a través de la integración de Dropbox de Hive.
• Ester envía un mensaje en Hive a través de la integración de Slack a Eugenio de Brand and Publicity para dar a conocer la oferta de trabajo en las bolsas de trabajo y LinkedIn.
• El equipo inicia un proyecto en Hive dedicado al rol de programador junior, en el que pueden comunicarse sobre los candidatos y la estrategia. Incluso pueden utilizar formularios y plantillas de Hive para automatizar la entrada de candidatos.
• La próxima semana, el equipo de Ester selecciona a algunos candidatos destacados para la entrevista. Todos en el panel de entrevistas reciben notificaciones a través del proyecto en Hive.
• Pueden reunirse a través de la integración de Hive y Zoom para hablar sobre los candidatos iniciales, luego pasan a hablar con cada candidato a través de Zoom.
• Después de la entrevista, Ester y Pedro creen que la elección está clara, pero los demás no están tan convencidos, por lo que discuten cuál es la mejor opción para la integración de Slack’s Hive.
• Mientras discuten, revisan los puntajes de las pruebas y las notas de las entrevistas cargadas a través de Hive Notes para reafirmar sus decisiones.
• Ester envía una oferta al programador elegido cuando se toma una decisión.
• Todo esto se logró en menos de 2 semanas.

¿Cómo se logró este proceso tan rápido y fácil?

Usando una Herramienta de Gestión de Flujo de Trabajo. Es uno de los instrumentos mas poderosos a la hora de integrar y coordinar esfuerzos a fin de alcanzar una meta común.

Algunas de sus ventajas mas evidentes son:

Ahorro de tiempo:

El cargar toda la información en una única plataforma permite un acceso inmediato. Los empleados se mueven más rapido y la comunicación es mucho más fluida.

Mejora la responsabilidad:

Resultado de tener los roles explicítamente definidos y saber exactamente tu contribución al resultado final esperado. No hay excusas, todo el mundo  sabe lo que le toca hacer.

Optimiza la comunicación:

Herramientas como Hive, Slack, Gmail y Zoom al ser integradas, permiten un proceso comunicacional abierto y continuo. No hay cuellos de botella. Los mensajes a enviar y a recibir entran dentro de un mismo proceso que los mueve rápida y eficientemente.

Acelera la productividad:

El 80% del día de un empleado se dedica a tareas improductivas. Lo que significa que utiliza apenas un 20% para hacer el trabajo actual. La gestión del flujo de trabajo ayuda a identificar actividades ineficientes (entrada de datos o perseguir una cadena de correos electrónicos) y eliminarlas u optimizarlas.

Elimina errores y confusiones.

Todos somos susceptibles a cometer errores. Muchos personas trabajando juntas y realizando múltiples tareas pueden generar muchos equivocaciones. Pero al estar en el mismo “track” y poder seguirle la pista al problema, además de que se elimina mas fácilmente, todos toman conciencia del mismo y aprenden juntos a solucionarlo.

¿Cómo implementar la Gestión de flujo de trabajo en se empresa? 

5 pasos te permiten iniciarte en el camino de la efectividad:

1. Identifica procesos recurrentes:

• • Separe aquellos procesos esenciales, indispensables.
  • Que deben repetirse una y otra vez.
  • Pregunte a todos los actores involucrados en el proceso.
  • No sólo cómo se está realizando actualmente la actividad, sino cómo debería realizarse para que sea más eficiente.
  • No adivine. Pregunte, ratifique.
  • Y a continuación automatice los procesos periódicos con Hive , creando acciones recurrentes diarias, semanales o mensuales.

2. Defina metas:

• • El uso de los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos) hace que los esfuerzos se centren en una sola dirección.
  • Esto permite que todo el personal esté alineado con la orientación estratégica de la Empresa.
  • Y ubique su participación en el logro final que se plantean.
  • Por otra parte, es un potente factor motivador ya que los trabajadores perciben el valor e importancia de su desempeño. Ven el panorama completo, y además se intengran a él.

3. Crea canales de comunicación claros:

• • Definir quién, qué, por qué y cuándo  permite obtener una respuesta rápida a sus mensajes. Envíe mensajes urgentes a través de Slack o Hive, y los menos urgentes a través de Hive Mail. De esta manera, todos pueden saber qué mensajes necesitan atención de inmediato y cuáles pueden esperar.
  • Una técnica militar puede ser justo lo que necesita para obtener la información que requiere. El envío de mensajes con Bottom Line Up Front (BLUF) hace que la comunicación sea más rápida y la gestión del flujo de trabajo más eficiente.
  • También se puede usar la Técnica que es común en Periodismo, como es la de “Headlines”: Las noticias se sintetizan de forma de presentar primero lo más relevante e importante. A continuación los detalles, y por último el mensaje de cierre reforzando la información de entrada. De esta manera se logra una comunicación relevante y directo a lo más prioritario.

4. Crea una base de Datos para obtener información:

• • Un estudio reveló que las Empresas que trabajan todavía con ” papel “, desperdician 16 días del año.
  • Una base de datos en línea es indispensable, especialmente para un equipo remoto.
  •  Pero lo más importante es el acceso. Los archivos almacenados en una base de datos central en línea no sirven para ningún trabajador que no pueda acceder a ellos.
  • Las horas de espera para que alguien le dé información a otra persona se pueden dedicar a realizar tareas productivas.
  •  Seleccione una aplicación para compartir archivos que permita a los equipos distribuír y acceder a información fácilmente.

5. Define roles:

• • El conocer exactamente lo que se tiene que hacer al detalle es el contenido de un Rol. Y todo el personal debe estar absolutamente claro de sus actividades y responsabilidades.
  • Para determinar esquemas de participación y coordinación.
  • Para seguir mas rapido por la ruta idónea hacia la meta.
  • Dejar que los miembros comprendan lo importante que es su fin para el proceso general es crucial. Los motiva a dar lo mejor de sí mismos.

Antes de elegir una herramienta de gestión de flujo de trabajo, asegúrese de conocer lo que necesita su empresa. Las mejores herramientas son amigables, flexibles, se integran bien con otras aplicaciones y se ajustan a su presupuesto.

Opta por probar primero una prueba gratuita para comprender cómo funciona una herramienta en particular, es una idea a considerar antes de seleccionar  una herramienta no idónea para su negocio.

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