Una de las preguntas más comunes en las empresas que actualmente tienes muchos trabajadores remotos es “¿vamos a trabajar desde casa para siempre?” La respuesta es simultáneamente sí y no. Algunas empresas han realizado una transición completa al trabajo remoto, mientras que otras aún planean volver a trabajar en la oficina. Otras, están optando por una combinación. La gestión de un equipo con trabajadores en persona y remotos requiere nuevas habilidades y herramientas. Esta guía to ayudará a aprender qué son los equipos híbridos, cómo superar sus desafíos únicos y cómo puedes liderarlos de manera efectiva.
Tabla de contenidos
¿Qué es un equipo híbrido?
Un equipo híbrido está formado por trabajadores remotos y en la oficina. Esto significa que algunas personas asisten a las oficinas mientras otras trabajan desde casa. Es un arreglo de trabajo flexible que permite a los trabajadores elegir lo que más les convenga en términos de productividad.
Los equipos híbridos solían ser una característica exclusivamente reservada para los equipos geográficamente dispersos, esto cambió una vez que llegó la pandemia. Una razón para la adopción cada vez mayor del modelo de trabajo híbrido es que los trabajadores tienen sentimientos encontrados acerca de regresar al trabajo.
Una encuesta de Gallup muestra que el 59% de los trabajadores estadounidenses preferiría seguir trabajando desde casa. Y el 41% restante querría volver a trabajar como lo hacían antes de la pandemia.
Cuando se hace correctamente, el modelo de trabajo híbrido permite a las empresas maximizar la productividad de los trabajadores y acceder al talento fuera de los grupos locales.
Pero por grandiosas que puedan parecer estas ventajas, no están exentas de desafíos. La mejor manera de manejar estos desafíos es con el uso de herramientas e implementando metodologías de productividad como Streamline, InFocus, InPlay o Getting Things Done®.
Los desafíos de liderar un equipo híbrido
Exclusión de personal remoto
Existe una tendencia a restar prioridad a la inclusión de los trabajadores remotos en la cultura de la oficina, ya que no están presentes en persona. Un estudio de Harvard Business Review reveló que “muchos trabajadores remotos sienten que sus colegas no los tratan por igual … Específicamente, les preocupa que sus compañeros de trabajo digan cosas malas a sus espaldas, hagan cambios en los proyectos sin avisarles de antemano, presionen contra ellos y no luchen por sus prioridades “.
Estructuras inflexibles
Ceñirse a los sistemas y procesos que hicieron que el modelo de oficina fuera exitoso podría provocar fallas en los trabajadores remotos. Es posible que el nuevo lugar de trabajo no se parezca en nada al anterior, especialmente con un equipo compuesto por trabajadores remotos y en la oficina.
Desaprender las viejas prácticas y adherirse a nuevos sistemas será un desafío.
Brechas de comunicación
Los problemas de comunicación de tu equipo no desaparecerán con el regreso a la oficina. Incluso podría complicarse más ya que el equipo se dividirá en personal local y remoto.
Falta de aceptación del liderazgo
No todo el mundo cree que una combinación de acuerdos laborales flexibles sea una decisión empresarial viable. Si las reglas no se cambian para crear un entorno propicio, trabajar como un equipo híbrido será casi imposible.
Con todos estos desafíos, podría estar pensando: ¿Es el modelo de trabajo híbrido una buena idea?
La respuesta es sí, hay escepticismo, pero es posible. Al descubrir qué motiva a tu equipo, puedes crear conexiones emocionales con tu personal y utilizar los sistemas digitales de gestión del trabajo en todo su potencial.
¿Cómo gestionar un equipo híbrido?
Ten una cultura de trabajo en el que el control sea primero.
Trabajar remoto primero requiere un cambio de mentalidad y comportamiento. Significa que la experiencia del empleado debe ser la misma, ya sea que esté en una oficina un día a la semana, cinco días a la semana o nunca. La cultura laboral debe acomodar a todos los trabajadores. Es importante hacer que los procesos sean inclusivos para el personal remoto.
Utiliza la comunicación asincrónica.
Habrá la tentación de enviar mensajes, programar videollamadas u organizar presentaciones en horarios sincrónicos de inmediato. Puedes esperar que los miembros del equipo remoto respondan tus mensajes tan rápido como alguien en la oficina. Pero probablemente ese no será el caso. Por su parte, pueden tener problemas para acceder a la información o mantenerse al día con las reuniones y conversaciones.
Para evitar esto, sigue las reglas básicas de la comunicación asincrónica:
- Comunicarse constantemente con el contexto
- Reducir la duración de las reuniones y eliminar las innecesarias
- Establece agendas de antemano y solicita disponibilidad antes de programar cualquier cosa
- Grabar reuniones y documentar el trabajo
- Usar medios específicos para la comunicación
Asegura la aceptación del líder.
Crea un entorno propicio que proporcione y apoye tanto a los trabajadores en la oficina como a los trabajadores remotos. Generar confianza, fomentar la responsabilidad y comunicarse abiertamente contribuirá en gran medida a fortalecer la cultura de trabajo híbrida.
Invierte en las mejores herramientas.
Las herramientas que use tu equipo influirán en su productividad. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a poner orden en el caos que puede surgir con los equipos híbridos. Debes buscar una herramienta de gestión de proyectos que fomente el control personal y la colaboración en todo tipo de equipos, donde puedan realizar un seguimiento de los proyectos y asignar tareas a otros, lo que ayuda a los equipos a colaborar de forma eficaz y lograr objetivos compartidos desde cualquier lugar.
También es fundamental utilizar una herramienta de videoconferencia como Zoom para organizar reuniones. Además, tener un lugar central donde se almacena la información y todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a ella, como Google Drive.
Los rostros pixelados borrosos y las voces apenas audibles durante las reuniones de videoconferencia pueden deberse a un equipo defectuoso. Es posible que las computadoras personales y el espacio de trabajo actuales de tu equipo necesiten una revisión. Ya sea que alguien esté trabajando en la oficina o desde casa, aquí hay algunos productos útiles en los que su empresa puede considerar invertir:
- Un ordenador portátil
- Escritorio de pie / escritorio estándar
- Cómoda silla ergonómica
- Auriculares
- Altavoces de computadora
- Micrófono y cámara dedicada para llamadas
Incluye siempre a los trabajadores remotos.
Aunque no estén presentes en la oficina, debes permitir que los trabajadores remotos se sientan parte del equipo.
- Inclúyelos en celebraciones de cumpleaños, happy hours y entrenamientos.
- Mantén una sala de chat donde ocurran conversaciones y todos puedan actualizarse sobre eventos divertidos o aleatorios en la oficina
- Planifica ejercicios de vinculación de equipos virtuales
- Organiza retiros de empresa que involucren a todos
¿Tener arreglos laborales flexibles para diferentes tipos de trabajadores?
No debes imponer expectativas a los trabajadores remotos que deben reservarse para el personal de la oficina. Cuando no puedes ver a la gente trabajando, debes confiar en que la gente hará su trabajo. La mayoría de la gente quiere hacer un buen trabajo y es posible que se sorprenda de lo que puede suceder cuando se le da la libertad de controlar su jornada laboral. Diferentes personalidades necesitan diferentes entornos para ser productivos y prosperar.
Descubre qué tiempos y patrones de trabajo funcionan para los diferentes miembros de tu equipo. Con esto en mente, establece expectativas y plazos que se adapten a ellos. Asegúrate de centrarte en los resultados en lugar de los procesos.
¿Cómo crear un horario de trabajo híbrido?
Debido a que el personal de la oficina y el personal remoto trabajarán de manera diferente, debes planificar con anticipación para permitir una colaboración exitosa. Un horario de trabajo híbrido es un plan claro que traza cómo colaborarán ambos equipos. Sigue recibiendo comentarios de tu equipo y realiza los ajustes necesarios.
Fomenta la visibilidad y la apertura en la cultura de su equipo.
Seamos sinceros. Es normal pensar que las personas que vemos son las que hacen el trabajo. Por eso es importante desde el principio crear una cultura de equipo híbrida que anime a los trabajadores remotos a ser visibles, abiertos y comunicativos. Es ideal programar un tiempo individual con supervisores, supervisados y puestos clave en otros departamentos para mantenerse en la misma dirección.
El uso de metodologías de gestión del flujo de trabajo facilita aún más el seguimiento de los trabajadores remotos.
Un punto más importante es fomentar la apertura. Un entorno de trabajo híbrido será propenso a conflictos y depende de ti administrarlo. Ten conversaciones periódicas sobre qué tan bien va el trabajo como equipo híbrido. Para fomentar la honestidad, puedes utilizar una herramienta de encuestas para averiguar cuáles son los pensamientos y opiniones de tu equipo.
Capacita a los líderes y gerentes de equipo.
El 40% de los 215 gerentes encuestados en un estudio de Harvard Business Review dudaron de su capacidad para administrar personal remoto.
No es realista esperar que los gerentes sepan cómo liderar un equipo híbrido sin capacitación. Si bien gran parte de su experiencia provendrá de la experiencia, es necesario aprender activamente sobre ella.
Un equipo híbrido prospera cuando la productividad se mide por los resultados y no por las horas que pasa en un escritorio. Concéntrate en los resultados y menos en el proceso, que será diferente para todos. Al tener en cuenta las necesidades de los trabajadores remotos y del personal de la oficina, puedes encontrar un equilibrio que ayude a todos los trabajadores a hacer su trabajo de la mejor manera posible.
Una excelente manera de hacer esto es apoyarte en metodologías como GTD® y Streamline.
