A principios de esta semana estuve en un largo vuelo, unas nueve horas en el aire. Aunque no me gusta mucho pasar tiempo fuera de casa, creo que el tiempo que paso en los aviones es uno de los más productivos de mi vida. En un avión, todos mis dispositivos móviles están satisfactoriamente silenciosos. Sin conexión a Internet, no llegan nuevos correos electrónicos. Nadie entra en mi oficina para charlar. Puedo concentrarme, sin distracciones, en lo que yo quiera.
Había traído al avión bastantes cosas que necesitaba aclarar y organizar. Los que hayan hecho un seminario o coaching con nosotros conocerán la carpeta roja “In” que usamos, una herramienta para la recolección móvil de “cosas” físicas. La mía estaba repleta de notas de reuniones, trozos de papel con ideas garabateadas al azar, recibos de viajes y otros recordatorios de los “ciclos abiertos” en mi vida. También tenía un buen número de correos electrónicos sin procesar. Me sentí un poco intimidado por el volumen de todo ello, y parecía que las películas en vuelo iban a tener que esperar a otro viaje.
Mientras trabajaba en todo esto a unos 30.000 pies de altura sobre el Atlántico, me sorprendió el tipo de cosa que David Allen llama un “destello cegador de lo obvio”. Si tengo la sensación de que tengo demasiadas cosas encima, hay en esencia tres posibles causas. Y, afortunadamente, GTD® nos ofrece tres curas.
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Causa 1: Mi rol es demasiado grande.
Si el tiempo fuera ilimitado y no hubiera plazos, ninguno de nosotros tendría problemas para hacer tantas cosas como pudiéramos imaginar. En realidad, todavía no he conocido a la persona que tenga más de 24 horas disponibles en un día determinado.
La pregunta clave es: ¿pueden las cosas de las que soy responsable ser gestionadas en un plazo con el que yo (o mi jefe) nos sintamos cómodos? Si no es así, entonces estoy en una situación insostenible y algo tiene que ceder, ya sea mi vida en casa, mis horas de sueño o la calidad del trabajo que soy capaz de producir.
Pero, ¿cómo puedo saber si mi papel es realmente demasiado grande? El modelo de Horizontes de Enfoque de GTD® proporciona un marco útil en este caso.
Te sugiero que elabores dos listas: primero, todos los resultados de los que eres responsable. Esto incluirá todos los “proyectos” que tengas en marcha, por grandes o pequeños que sean. Definimos un proyecto como cualquier resultado que requiera más de un paso para completarse, y que completarás en el próximo año aproximadamente. Esta lista representa el nivel 1 del modelo Horizontes.
La segunda lista sería la de todas las funciones y áreas de responsabilidad que tienes en la actualidad: este es el nivel 2 del modelo Horizontes. No se trata de resultados, ya que no se marcan como “hechos”, pero sí tienen un impacto en la cantidad de cosas que tienes que hacer.
En el trabajo, esta lista puede incluir la gestión diaria de los miembros de tu equipo, tu propio desarrollo profesional y las responsabilidades continuas de cosas como las relaciones con los clientes y la planificación estratégica.
Ahora programa una reunión con tu jefe. Armados con las listas, los dos pueden considerar: ¿es este un inventario realista de asuntos de las que una persona puede ser responsable, dentro de unos plazos razonables? ¿Pueden delegarse algunas cosas en otros? ¿Pueden ampliarse los plazos de alguna de estas cosas para crear más espacio para otras? ¿Puede alguno de los proyectos esperar hasta el año que viene?
En la medida en que reduzcas o aplaces los resultados y las áreas de responsabilidad que tienes, tendrás la oportunidad de hacer que tu mundo laboral sea más alcanzable y realista.
Causa 2: Mis formas de trabajar no son eficientes.
Si mis formas de trabajar no son eficientes, entonces tal vez estoy abordando un papel sostenible de forma insostenible. La cuestión aquí es si tengo la sensación de que tengo fuentes de fricción en mi vida laboral:
¿Estoy teniendo los mismos pensamientos una y otra vez sin hacerlos avanzar? ¿Soy capaz de centrarme, sin distracciones, en las cosas en las que decido centrarme? ¿Mi sistema de organización me recuerda las cosas que necesito o quiero hacer, cuando es útil que me las recuerden? Cuando necesito acceder a material de referencia (digital o físico), ¿puedo acceder a él de forma rápida y sencilla?
Este es el ámbito en el que el modelo básico de cinco fases del flujo de trabajo de GTD® cobra sentido. El modelo nos proporciona un marco para desglosar y optimizar nuestras formas de trabajo cotidianas:
¿Tienes formas eficaces de recopilar las cosas que podrías necesitar para hacer algo con o sobre ellas? Una vez recopiladas, ¿puedes clarificar de forma eficaz lo que significan para ti y, a continuación, crear recordatorios adecuados en un sistema organizativo de confianza? ¿Obtienes cierta perspectiva al revisar tu mundo de forma útil? ¿Confías en que te estás concentrando sistemáticamente en las cosas correctas a medida que avanza el día?
Si crees que tienes una oportunidad de mejora, comienza por adquirir tu ejemplar del libro “Getting Things Done” y úsalo para inspirarte en cómo mejorar tu forma de trabajar. Posteriormente, continúa con asistir a uno de nuestros seminarios, o ponerte en contacto con nosotros para concertar una sesión de coaching.
Causa 3: No dedico suficiente tiempo y energía a mi trabajo.
En mi asiento del avión sobre el Atlántico, me di cuenta de que éste era el principal problema para mí. Tengo la certeza de que mis métodos de trabajo están en buena forma y, en general, me permiten operar sin fricciones. Mis funciones y responsabilidades me mantienen bastante ocupado, pero al reflexionar sobre mis propios Horizontes de Enfoque me parecen sostenibles. Lo que no había hecho era dedicar suficiente tiempo a aplicar los principios de GTD® a las cosas que se habían acumulado en mi vida.
Durante las nueve horas que pasé en el avión sin ser molestado, conseguí poner mi “Ins” a cero y hacer una revisión de mi sistema. Cuando el avión aterrizó, tuve la sensación de que volvía a estar en la cima de mi juego.
Si tienes la sensación de que el problema ha sido la falta de tiempo para concentrarte, piensa en cómo puedes crear algo de espacio. Echa un vistazo a tu calendario en los próximos días y semanas y organiza algunas reuniones contigo mismo. Guarda ese tiempo celosamente. Si es posible, organízate durante esos momentos para que no te molesten, quizá fuera de la oficina o en una sala de reuniones donde sea menos probable que haya distracciones.
¿Por dónde empezar? ¿Qué tiene su atención?
Por supuesto, es posible que, si sientes que tienes demasiadas cosas encima, haya más de una de estas causas en juego. Si ese es el caso, escoge la que parezca presentar el mayor problema para ti, y aplica el remedio GTD® apropiado.
Mi vuelo de vuelta es mañana por la noche. Esta vez creo que veré una película.
Por Todd Brown.
