Hay formas de hacer listas de una manera más inteligente que otras, lo que resulta en el ahorro de tiempo y produce mejores resultados. Por medio de las listas To-Do se puede lograr esto, pero solo si se crean de una manera organizada, ajustada a cada individuo.
Las listas de tareas pendientes, o To-Do lists en inglés, es una de las prácticas de organización más conocida y utilizada, pero muchos de sus practicantes no lo saben usar. Consiste en hacer listas, pero para que sean funcionales hay que hacerlas de la manera correcta. Como dice Damon Zahariades, en su libro To-Do List Formula: A Stress-Free Guide to Creating To-Do Lists That Work!, “La lista de tareas pendientes es uno de los sistemas de administración de tareas más simples que se usan en la actualidad. Sin embargo, sigue frustrando a millones de personas” (2016). Esto lo atribuye a distintas razones, entre las cuales están:
- Malinterpretar el objetivo de las listas de tareas
- No asignar plazos
- Listas demasiado largas
- Demasiadas variables
- Demasiadas opciones
- Falta de contexto en cada tarea
- Tareas definidas ampliamente y sin definir acción
- Las tareas no están vinculadas a objetivos específicos
Para resolver estos problemas, Zahariades propone sentar un modelo de lista que se ajuste a cada individuo. Por su parte, David Allen, el creador de Getting Things Done, ha formulado un método de crear listas fáciles de seguir y aplicables a cualquier persona. Sus listas se basan en contextos, ya que de esta forma éstas pueden ser efectivas, en vez de ser demasiado amplias para poder funcionar correctamente y para llegar a estas listas todo pasa por un proceso de cinco pasos: Captura, Clarificación, Organización, Reflexión, y Ejecución.
Este método o “mindset” ayuda a tener “la mente como agua,” como dice Allen, que consiste en que lo único que debe estar en tu mente sea exactamente aquello en lo que has elegido enfocarte. Para esto, es necesario evitar los puntos que recalca Zahariades, y con el paso del tiempo crear un sistema que sirve para ti, tomando en cuenta el medio en donde las creas, las fechas topes, la importancia de las tareas que incluyes, la organización de esas tareas, entre otras variables que pueden afectar tu organización.
Recuerda, como dice Zahariades: “No hay un sistema perfecto de lista de tareas pendientes. Los enfoques que funcionan para otros pueden no funcionar para ti.” GTD funciona porque se adapta a las necesidades y estructura de cada individuo.
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