¡Esto es en serio! ¿Estamos enviando información crítica para nuestra empresa, como respuesta dentro de un hilo de chat de Facebook?, ¿Estamos sobreviviendo la nueva era digital?
Quizás muchos se rían ante esta falta de “higiene comunicacional” básica, pero muchas veces esperamos que nuestros colegas y colaboradores encuentren lo que necesitan para hacer su trabajo en medio del océano. Entre comentarios, chistes, saludos interminables, videos de mascotas y piernas bronceadas junto a la piscina…
La realidad es que es genial poder ponernos al día con amigos lejanos en nuestros teléfonos inteligentes, usando WhatsApp, Messenger o SMS. Así como es muy útil:
- Hacer una pregunta rápida a través de Slack
- Crear un documento compartido para colaborar en Google Drive
- Enviar una actualización del proyecto a Trello.
Pero a medida que una generación nativa de la información instantánea (y aparentemente reacia al correo electrónico) se afianza en la fuerza laboral, estas herramientas solo aumentarán en número y uso.
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Una explosión de canales de comunicación
Sin embargo, esta explosión de canales de comunicación disponibles, y lo que es más importante, cómo los usamos, es nada menos que uno de los factores determinantes a establecer no sólo para crear el protocolo comunicacional adecuado a nuestras organizaciones sino también para administrar de manera adecuada nuestros compromisos individuales.
Algunas de estas herramientas (¡por no decir todas!) permiten el equivalente digital del “escritorio drive-by”; es decir, cuando alguien pasa sin avisar y nos deja, a través de papeles o verbalmente, una gran cantidad de trabajo por hacer. Sin embargo, al no poder ver la expresión de frustración en el rostro de nuestro interlocutor, sentimos menos culpabilidad. Incluso nos escondemos detrás del ‘¿Es un buen momento?’, como si eso va a detener la catarata de información que estamos a punto de lanzar.
Todo esto genera una Delegación más rápida, informal y perezosa; entonces, ¿qué nos hace pensar que la ejecución será de otra forma? Y ni hablar de las interrupciones, parecieran que todas estas plataformas digitales lo único que realmente aumentan son los canales a través de los cuales podemos interrumpirnos.
Muchas herramientas
Otras herramientas están diseñadas para mantener la información en un lugar compartido. Sin embargo, ubicar la información en un lugar en el que todo el equipo tiene acceso no es suficiente para realizar el trabajo. Además del material de apoyo, se necesitan resultados claros y una declaración precisa del “estado actual” para gestionar los proyectos de forma óptima hasta su finalización.
Tres elementos distintos: dónde estamos, hacia dónde nos dirigimos y qué información necesitamos en el camino, deben escarbarse de las discusiones de chat, entre cadenas digitales si es que queremos hacer algo.
¿Cómo la metodología Getting Things Done® nos puede ayudar a sobrevivir esta nueva era digital?
La respuesta viene cuando entendemos que todos estos canales digitales son herramientas de captura, y para hacerlas confiables debemos “vaciarlas regularmente” (tal y como aprendemos en el paso de Clarificar de la metodología GTD®).
Es decir, cada vez que recibes la notificación, pregúntate: ¿hay algún compromiso en esta comunicación que debo capturar? Luego, revisa lo que cualquier persona haya solicitado o acordado hacer durante la interacción.
Así como tu correo electrónico tiene un filtro de spam, tu cerebro necesita un “filtro de acción” que se active cada vez que te comunicas. Y aunque a menudo, en estos canales solo estás socializando, siempre que reconozcas que es necesario hacer algo, debes capturar esto lo más rápido posible para luego proceder a traducirlo en Proyecto y/o Próximas acciones.
Si no capturas…
Si no lo capturas inmediatamente, tendrías que revisar cada uno de estos canales digitales en su totalidad, ya que se convertirían en “bandeja de entrada” (algo poco confiables) ¡No, gracias!
Muchas personas y organizaciones simplemente están trasladando el problema del correo electrónico a estos nuevos y brillantes canales, para eludir una bandeja de entrada de correo electrónico sobrecargada. Sin embargo, el problema comienza cuando fallamos en reconocer lo que es accionable, dónde colocarlo y cómo llegar a él según cuando sea necesario para una toma de decisiones confiable y efectiva.
No tienes que ser víctima del pantano digital compartido en el que nos vemos inmersos últimamente. Todas las aplicaciones aplicaciones y plataformas en la nube no son un sistema de organización, ¡son canales de entradas!
Necesitas un sistema para administrar tus compromisos sin estrés
Y la metodología GTD® es, sin duda, la mejor que existe. Porque nos ayuda a salir de esta tormenta digital, aprendiendo a navegar a través de ella.
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