Es muy probable que Ray Tomlinson jamás imaginara que en 1971, el cambiaría al mundo. La creación del Correo Electrónico marcó un punto de inflexión en la tecnología y sobretodo en la forma de comunicación de personas en los años y décadas venideras.
Aún recuerdo mi primer correo electrónico, fue mi Padre quién me animó a abrir una cuenta y me dijo: “usa tu nombre y apellido, nada mas simple y con el tiempo me lo agradecerás…”. No me queda la menor duda de lo agradecida que estoy de no tener una dirección con símbolos extraños o pseudónimos que hoy serían un dolor de cabeza cada vez que tengamos que dar esta información.
Pero la magia del correo electrónico parecía disolverse con el paso de los años, convirtiéndose en un “repositorio” de información (importante y no importante); incluso a nivel profesional, el email muchas veces se convirtió en un drenaje de mi Productividad.
Todas las herramientas de gestión de correos electrónicos, tienen más o menos las mismas bondades, y la realidad es que sólo cuando entendamos que los correos electrónicos no son mas que una lista desordenada de asuntos que otras personas quieren que nosotros resolvamos, no podremos gerenciarlos de manera adecuada.
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Hoy en día…
Son muchos los profesionales que pasan las 8 horas detrás de su correo electrónico, a la espera de ese correo en el inbox. Pero si preguntamos a los Departamentos de Recursos Humanos sobre la gestión para lo cual los empleados han sido contratados, con toda seguridad ninguna descripción de cargo diría algo como “Revisar cada 3 minutos su bandeja de entrada para solucionar lo que se le este pidiendo”…
¡Sí, esa era yo! y fue sólo cuando conocí la metodología de Productividad Getting Things Done y la metodología de Comunicaciones Streamline, cuando pude manejar de manera eficiente mi correo electrónico, potenciando mi productividad y mis habilidades comunicacionales.
En base a ambas propuestas, les quisiera compartir algunos TIPS que me han ayudado a lo largo de los últimos 6 años, y cuyo valor ha sido incalculable para mi y para mi equipo de trabajo:
1.- Vacía tu inbox:
Entender que el Inbox del email es una herramienta de captura, y no de almacenaje, es una tarea difícil… pero esclarecedora. Vaciar el Inbox no significa borrar nada, o hacer todo… significa visualizar los correos electrónicos que han llegado, decidir que debemos hacer con cada uno de ellos. Y no existe nada más gratificante que ver el Inbox en “cero”.
2.- Clasifica los asuntos:
Encuentra la mejor categorización que se ajuste a tu vida y tu trabajo y clasifica de forma eficiente todos los asuntos que te lleguen. Tener 1 sola carpeta de “por hacer” no te ayudará a potenciar tu productividad, pero clasificarlos según su acción o la persona a la que se refiere si.
3.- Separa lo que harás de las referencias:
Es distinto la información que necesitas como referencia, que la información que necesitas para ejecutar un trabajo. Dividir estos emails, te ayudará a ser más eficiente y productivo.
4.- Utiliza una estructura para redactar tus correos:
Usa títulos y subtítulos si hablaras de distintos temas. Utiliza los nombres de las personas involucradas en negrita, para que este muy claro quién debe hacer qué. Tomarnos el tiempo para redactar un email de la forma adecuada, potencia las comunicaciones y generan el incremento de la productividad organizacional.
5.- El título debe coincidir con el contenido:
No más “Re: Fw: Re: en el texto”. Siéntete en la libertad de cambiar y modificar el titulo de un email para que tenga coherencia con el contenido. Incluso colocar la acción especifica que necesitas en el título, garantizará que su responsable le dé la debida atención.
Estos TIPS, a pesar de ser sencillos y simples son valiosas herramientas que te permitirán manejar el correo de forma eficiente, mejorando tu Productividad y la de tu equipo de trabajo.
