Las reuniones efectivas son una necesidad. Por ello, la dinámica nos llama a evitar las reuniones recurrentes y sin sentido.
Para ello necesitamos planificar reuniones efectivas.
Luego de entender la importante, como líderes, debemos reflexionar ¿Debo presidir todas las reuniones?
Seguramente pensarás que sí, pero realmente no es necesario. Estar en control no significa presidir todas las reuniones.
Es habitual que el liderazgo de una reunión recaiga sobre la persona con mayor rango en la sala. Incluso existen líderes que exigen llevar siempre la iniciativa.
Pero, para ser más efectivos, debemos pensar en delegar la guiatura del encuentro. Muchas veces, tu colaborador es el más indicado y no tu, como crees.
Veamos tres de los beneficios que obtendrás al delegar el liderazgo durante una reunión:
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Desarrolla tu personal
Poder gestionar una conversación es crucial para toda organización. Esa capacidad de adquiere y desarrolla con la práctica.
Además, llevar la batuta en un reunión genera confianza y reputación positiva en la persona.
Entonces, la próxima vez que se llame a una reunión, te invitamos a pensar quién es el más indicado para hablar en nombre de tu departamento o empresa.
Acá un ejemplo de preguntas generadoras que pueden ayudarte a identificar a la mejor persona:
- ¿Quién obtendría el mayor beneficio de la oportunidad de dirigir la reunión?
- ¿Qué personas de tu equipo necesita la práctica deliberada para dominar esta competencia crítica?
- ¿Cuál es el personal nuevo en el grupo? ¿Ganaría confianza, y el resto del equipo, al recibir el encargo de diseñar y dirigir las próximas reuniones?
Manejo efectivo de la crítica
Durante una reunión se exponen gran cantidad de ideas y puntos de vista. Algunos de ellos, opuestos.
La facilitación hábil de esas situación llevan a la efectividad de la reunión. Es importante que la persona delegada a llevar una reunión tenga desarrollada esa capacidad.
Para identificar el mejor candidato para facilitar una reunión, te dejamos las siguientes preguntas:
- ¿Quién tiene las mejores habilidades de facilitación? Especialmente cuando los temas o el grupo pueden ser difíciles de manejar.
- ¿Qué personal tiene más empatía cuando se deben honrar e incluir diferentes culturas, personalidades o perspectivas?
- En tu grupo ¿Quién tiene menos en juego en términos de resultados de reuniones y, por lo tanto, puede concentrarse en administrar la conversación en lugar de agregar contenido?
Escuchar, reflexionar, enfocar
Cuando no eres el facilitador de la reunión, tienes tiempo para lo necesario: escuchar, reflexionar y enfocarte.
¿Hay alguien de otra parte de la organización que pueda dirigir la reunión para que todos los miembros del grupo puedan enfocarse en el tema?
Esas tres acciones te permitirán ver todo desde diferentes puntos de vista. Tus compañeros de trabajo se sentirán reconocidos. Las decisiones serán más sólida y representarán un compendio de lo discutido.
Recuerda, cuando decidas delegar la reunión en otra persona, explica al grupo la razón. Deja claro que no quiere decir que te desligas.
En conclusión, delega. Da la oportunidad de expandir las capacidades de tu equipo de trabajo. Los llevará a reuniones más reflexivas y productivas. Serán reuniones a las que las personas realmente quieran asistir.